Kotter Eight Stage Change Process (skripsi dan tesis)

.

Teori model perubahan yang dikemukakan oleh John P. Kotter (Kotter, 1996) ini terdiri dari delapan tahapan proses perubahan, yaitu:

1.          Establishing A Sense of Urgency (membangun rasa urgensi):

Tahapan ini adalah tahapan untuk membangun motivasi, dengan mengkaji realitas pasar dan kompetisi, mengidentifikasi dan membahas krisis, potensi krisis atau peluang besar, sehingga timbul alasan yang baik untuk melakukan sesuatu yang berbeda.

2.          Creating the Guiding Coalition (menciptakan koalisi penuntun):

Pada  tahapan  ini  dibentuk  sebuah  koalisi  untuk  memulai  perubahan  sebagai sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang memiliki kekuasaan yang cukup untuk  memimpin  perubahan.  Tim  tersebut  tidak  harus  mencakup  dari  semua orang yang memiliki kekuasaan atau yang menduduki kedudukan pada struktur organisasi, tetapi setidaknya orang-orang yang yang memiliki pengaruh dan kekuasaan, keahlian, kredibilitas dan jiwa pemimpin untuk memulai perubahan.

3.          Developing A Vision and Strategy (merumuskan visi dan strategi):

Pada  tahapan  ini  perlunya  dibuat  sebuah  visi  untuk  membantu  mengarahkan upaya perubahan dan merumuskan strategi untuk mencapai visi.

4.          Communicating The Change Vision (mengkomunikasikan visi perubahan):

Pada tahapan ini perlunya mengkomunikasikan visi dan strategi perubahan pada seluruh elemen organisasi secara terus menerus dengan menggunakan setiap kesempatan yang ada, dan menjadikan koalisi penuntun sebagai model perilaku yang diharapkan dari pegawai.

5.          Empowering Broad-Based Action (memberdayakan tindakan yang menyeluruh):

Pada  tahapan  ini  dilakukan  kegiatankegiatan  dengan  melibatkan  keseluruhan elemen organisasi untuk menyingkirkan rintangan, mengubah sistem atau struktur yang merusak visi perubahan, dan mendorong keberanian mengambil resiko serta ide, aktivitas dan tindakan nontradisional.

6.          Generating Short Term Wins (menghasilkan kemenangan jangka pendek):

Orang belum tentu akan mengikuti proses perubahan selamanya bila tidak melihat hasil nyata dari usahanya selama ini. Pada tahapan ini dilakukan perencanaan untuk  meningkatkan  kinerja  sebagai  hasil  dari  perubahan/kemenanagan  yang dapat dilihat, dan juga memberi pengakuan dan penghargaan yang dapat dilihat kepada orang-orang yang memungkinkan tercapainya kemenangan tersebut.

7.          Consolidating Gains and Producing More Change (mengkonsolidasikan hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar):

Pada tahapan ini dilakukan kegiatan-kegiatan untuk membuat proses perubahan tersebut   semakin   besar   dengan   menggunakan   kredibilitas   yang   semakin meningkat  untuk  mengubah  semua  sistem,  struktur  dan  kebijakan  yang  tidak cocok dan tidak sesuai dengan visi transformasi, mengangkat, mempromosikan dan mengembangkan orang-orang yang dapat mengimplementasikan visi perubahan dan meremajakan proses perubahan dengan proyek, tema   dan agen perubahan yang baru.

8.          Anchoring New Approaches in the Culture (menambatkan pendekatan baru dalam budaya):

Dalam tahapan akhir ini, semua hasil perubahan yang telah dilakukan dijadikan budaya kerja yang baru dengan menciptakan kinerja yang lebih baik melalui perilaku yang berorientasi pada pelanggan dan produktivitas, kepemimpinan yang lebih  baik,  serta  manajemen  yang  lebih  efektif,  mengartikulasikan  hubungan antara perilaku baru dan kesuksesan organisasi serta mengembangkan berbagai cara untuk menjamin perkembangan kepemimpinan dan sukses

Soft System Methodology (Checkland, 2000) (skripsi dan tesis)

Soft System Methodology (SSM) dibangun oleh Peter Checkland dan dipublikasikan pada tahun 1981. SSM merupakan suatu metodologi untuk menganalisis dan pemodelan sistem yang mengintegrasikan teknologi (hard) sistem   dan human   soft) system.   Metodologi   ini sering digunakan untuk pemodelan manajemen perubahan dimana faktor teknologi dan manusia merupakan bagian dari perubahan itu. Dalam memahami permasalahan dan menemukan penyelesaian yang mengkompromikan situasi saat ini dengan kedaaan ideal yang seharusnya, SSM menekankan pentingnya konteks keseluruhan (sistemik).
dapat kita lihat SSM memiliki tujuh tahapan sebagai berikut :

• Identifikasi situasi permasalahan

• Menggambarkan situasi permasalahan secara terstruktur
• Membuat  definisi     awal     dari     sistem     yang     bersangkutan
• Membuat dan menguji model secara konseptual konseptual
• Membandingkan model yang telah dibuat dengan kenyataan
• Mengidentifikasi kemungkinan perubahan
• Melakukan tindakan untuk memperbaiki permasalahan

Dari tahapan diatas diketahui setelah melakukan analisis terhadap situasi riil kemudian dilanjutkan dengan mendefinikan ”sistem”  atau situasi permasalahan yang dipandang sebagai suatu sistem.  ”Sistem” disini dinyatakan sebagai root definition (definisi dasar), yaitu merupakan sebuah kalimat yang diekspresikan dalam bahasa alami (natural language), yang mengandung komponen- komponen :

• Customers : pihak-pihak yang memperoleh dampak dari komponen transformation (T)
• Actors : pihak-pihak yang memfasilitasi/melakukan T
• Transformation : proses perubahan dari awal sampai selesai
• Weltanschauung : pandangan secara menyeluruh yang memberi arti pada T
• Owner :  pemilik  sistem;  pihak  yang  memiliki  otoritas  untuk menghentikan T
• Environment :  elemen-elemen  lingkungan  yang  mempengaruhi sistem

Definisi dasar yang dibuat harus memenuhi konteks ”sebuah sistem untuk melakukan X dengan melakukan Y untuk mencapai Z”, dimana X adalah hal yang harus dilakukan, Y adalah cara untuk melakukan dan Z adalah alasan melakukan.

System Thinking Approach (Haines, 2005) (skripsi dan tesis)

Organisasi dalam era abad 21 memiliki kompleksitas yang sangat tinggi, baik  dalam struktur  organisasi  maupun  kegiatannya.    Dengan  kompleksitas yang tinggi maka dalam melihat suatu perubahan organisasi, kita tidak bisa melihatnya dari salah satu komponen saja dalam suatu organisasi.   System Thinking   merupakan   suatu   pendekatan   menyeluruh   dalam   manajemen perubahan yang terfokus dalam hasil akhir dari suatu perubahan.   Kemudian akan ditentukan faktor-faktor yang mempengaruhi dan langkah-langkah apa yang  diperlukan  untuk  mencapai  hasil  akhir  tersebut.    Dalam  pendekatan system thinking ada  5 fase yang harus dilalui yaitu :

1. Fase A : Positioning Value/Strategic Position (Menentukan posisi strategis)

Fase ini merupakan tahapan dalam system thinking dimana apa yang menjadi tujuan/posisi strategis organisasi didefinisikan dengan jelas. Posisi inilah yang akan dicapai dengan perubahan organisasi.

2. Fase B : Measures Goals ( Mengukur Tujuan)

Dalam fase ini ditentukan ukuran-ukuran dan mekanisme yang digunakan untuk melihat apakah tujuan  telah dicapai.

3. Fase C : Assesment Strategy (Strategi Assesmen)

Pada fase ini ditentukan gap (kesenjangan) antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan. Sehingga dapat ditentukan langkah- langkah untul mencapai kondisi yang diingin dengan lebih baik.

4. Fase D : Acions Level-level (Aktifitas perubahan)

Fase ini akan mendefinisikan dan mengimplementasikan strategi yang akan mengintegrasikan  semua proses, aktifitas, hubungan dan perubahan yang dibutuhkan untuk mengurangi gap atau untuk merealisasikan tujuan yang sudah ditentukan pada fase A.

5. Fase E : Environment Scan (Identifikasi Lingkungan Eksternal)

Pada fase ini dilakukan identifikasi lingkungan eksternal yang mempengaruhi perubahan. Identifikasi ini dilakukan dengan menggunakan scanning framework (kerangka kerja identifikasi) SKEPTIC (Social C(K)ompetition Economic Politics Technology Industri Customer) Hasil identifikasi ini akan memberikan arah dan seberapa besar perubahan yang akan dilakukan.
pendekatan ini merupakan  siklus dari fase-fase dimana   apa yang sudah dihasilkan dalam satu siklus akan menjadi input untuk siklus berikutnya. Pada pendekatan ini reaksi-reaksi yang muncul dari individu-individu yang mengalamai perubahan digambarkan dalam The Rollercoaster of Change. Pada gambar 2.2 The Rollercoaster of Change menggambarkan ada 6 tahapan dalam menghadapi perubahan yaitu :

1. Start Smart, pada tahap ini disebut juga pre-planning atau tahap awal perencanaan perubahan dimana individu-individu bersiap-siap untuk perubahan. Ada proses edukasi dalam tahap ini.
2. Shock, pada tahap ini dimulainya perubahan dengan ditandai kickoff oleh change leader (pemimimpin perubahan). Pada tahap ini biasanya reaksi yang muncul adalah shock (keterkejutan) dari individu-individu. Keterkejutan ini muncul akibat ketidaksiapan mereka menghadapi perubahan.
3. Depression/anger, pada  tahap  ini  perubahan  sudah  dilakukan  dan reaksi-reaksi yang muncul akibat adanya reorganisasi, perubahan pekerjaan dan tanggung jawab karena perubahan mulai nampak dengan jelas dalam bentuk depresi, kemarahan dan perasaan kehilangan dari individu-individu.
4. Hang In/Persevere,  pada  tahap  ini  reorganisasi  dan  hubungan  kerja yang baru mulai diberlakukan. Dan individu-individu dalam organisasi akan berusaha mempertahankan kondisi yang lama, sehingga pada tahapan ini sering kali perubahan bisa mengalami kegagalan.
5. Hope/Readjustment, pada tahap ini dilakukan penyesuaian atau penyelarasan dengan kondisi organisasi yang baru.   Dan individu- individu dalam organisasi sudah lebih memahami perubahan sehingga pada tahapan ini arah dan tujuan dari perubahan yang hendak dicapai telah mapan.
6. Rebuilding, pada tahap ini kondisi organisasi yang baru telah terbangun secara permanen. Pada tahap ini tim yang solid sudah  terbangun  dan kegiatan organisasi sudah benjalan dengan baik.

Melihat   reaksi   yang   muncul   dari   perubahan   maka   strategi   manajemen perubahan yang dilakukan harus  mampu mengatasi reaksi-reaksi yang muncul sehingga tujuan perubahan dapat tercapai.  Oleh karena itu selain mengetahui reaksi  yang  muncul  harus  pula  diidentifikasi  penyebab  dari  reaksi  tersebut

Enterprise Wide Change (skripsi dan tesis)

Enterprise adalah suatu entitas yang  sistemik dan komplek, yang dapat berbentuk organisasi pribadi  maupun organisasi publik baik profit maupun non profit.  Organisasi sebagai salah satu bentuk enterprise yang terus berkembang, dimana perkembangan   tersebut membutuhkan   perubahan.   Oleh   karena itu perubahan  dalam  organisasi  adalah  suatu  keniscayaan.     Enterprise  Wide Change (EWC) merupakan suatu konsep yang melihat perubahan suatu organisasi tidak secara parsial atau komponen-komponennya saja tetapi secara utuh atau sistemik. Karena pengaruh dari EWC berdampak kepada seluruh komponen dari organisasi (Haines, 2005).  EWC memiliki  karakteristik  yang membedakanya  dengan perubahan yang tidak komprehensif :

1. Memiliki dampak secara struktural dan mendasar kepada seluruh organisasi atau unit dimana perubahan terjadi.
2. Memiliki  dampak   yang   strategis,   karena perubahan   akan membawa organisasi ke posisi yang lebih baik.
3. Perubahan bersifat komplek, chaos dan radikal.

1. Berskala besar dan membutuhkan tranformasi organisasi.
2. Membutuhkan jangka waktu yang panjang.
3. f. Perubahan budaya, karena perubahan akan membawa perubahan norma, kebijakan, nilai dan perilaku.

Dari karakteristik tersebut maka perubahan yang berdampak pada organisasi bukan merupakan  sesuatu  yang sederhana.  Perubahan  memerlukan  strategi dan  perencanaan    yang    matang.    Sehingga  dalam   manajemen  perubahan seluruh komponen   organisasi   harus menjadi   perhatian.   Dalam   EWC digunakan pendekatan system thinking dalam melakukan perubahan(Haines, 2005)

Enterprise Wide Change (skripsi dan tesis)

Enterprise adalah suatu entitas yang  sistemik dan komplek, yang dapat berbentuk organisasi pribadi  maupun organisasi publik baik profit maupun non profit.  Organisasi sebagai salah satu bentuk enterprise yang terus berkembang, dimana perkembangan   tersebut membutuhkan   perubahan.   Oleh   karena itu perubahan  dalam  organisasi  adalah  suatu  keniscayaan.     Enterprise  Wide Change (EWC) merupakan suatu konsep yang melihat perubahan suatu organisasi tidak secara parsial atau komponen-komponennya saja tetapi secara utuh atau sistemik. Karena pengaruh dari EWC berdampak kepada seluruh komponen dari organisasi (Haines, 2005).  EWC memiliki  karakteristik  yang membedakanya  dengan perubahan yang tidak komprehensif :

1. Memiliki dampak secara struktural dan mendasar kepada seluruh organisasi atau unit dimana perubahan terjadi.
2. Memiliki  dampak   yang   strategis,   karena perubahan   akan membawa organisasi ke posisi yang lebih baik.
3. Perubahan bersifat komplek, chaos dan radikal.

1. Berskala besar dan membutuhkan tranformasi organisasi.
2. Membutuhkan jangka waktu yang panjang.
3. f. Perubahan budaya, karena perubahan akan membawa perubahan norma, kebijakan, nilai dan perilaku.

Dari karakteristik tersebut maka perubahan yang berdampak pada organisasi bukan merupakan  sesuatu  yang sederhana.  Perubahan  memerlukan  strategi dan  perencanaan    yang    matang.    Sehingga  dalam   manajemen  perubahan seluruh komponen   organisasi   harus menjadi   perhatian.   Dalam   EWC digunakan pendekatan system thinking dalam melakukan perubahan(Haines, 2005)

Faktor Penentu Kesuksesan Manajemen Perubahan (skripsi dan tesis)

Dalam manajemen perubahan terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilannya.   Faktor tersebut   terdiri   dari soft factor (motivation, communication dan leadership) yang merupakan faktor–faktor yang tidak terukur dan hard factor (duration, integrity, commitment dan effort) yang merupakan faktor-faktor yang terukur (Sirkin et al., 2005).   Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Sirkin dan kawan-kawan pada 225 perusahaan, mereka  menemukan  bahwa  pada  setiap  inisiatif  perubahan  kedua  faktor tersebut   akan menentukan hasil akhir dari perubahan (keberhasilan atau kegagalan). Oleh karena itu faktor-faktor inilah yang harus menjadi perhatian untuk menentukan keberhasilan dari manajemen perubahan.

Definisi Manajemen Perubahan (skripsi dan tesis)

Manajemen perubahan adalah sebuah pendekatan terstruktur yang digunakan  untuk  membantu    baik  individu,  tim  maupun  organisasi  untuk transisi dari kondisi saat ini menuju kondisi baru yang lebih baik (Coffman and Lutes, 2007).   Dalam literatur yang lain manajemen perubahan didefinisikan sebagai transformasi organisasi dengan maksud agar selaras dengan eksekusi strategi  perusahaan  yang  sudah  dipilih.  Manajemen  perubahan  merupakan manajemen  manusia  dalam  proyek  perubahan  berskala  besar  (Marchewka, 2003).  Dari definisi diatas dapat kita lihat bahwa kesiapan dari organisasi dan individu-individu dalam organisasi menghadapi perubahan menjadi faktor yang menentukan apakah perubahan berhasil atau tidak.