Unsur-unsur Perencanaan Operasional Proyek (skripsi dan tesis)

Beberapa unsur perencanaan operasional proyek menurut Iman Soeharto (1998) adalah sebagai berikut ini .

3.4.1    Perencanaan Lingkup Proyek

Perencanaan lingkup proyek adalah proses memberikan deskripsi gambaran perwujudan proyek dan batas – batasnya secara tertulis. Sebagai contoh, untuk proyek E – MK, perencanaan lingkup proyek dihasilkan dari suatu studi kelayakan terutama mengenai aspek teknis dan finansial  (manfaat dan biaya). Perencanaan lingkup proyek mendapatkan masukan dari perencanaan mutu, biaya dan jadwal, agar diperoleh alternatif lingkup yang terbaik dengan mengingat hambatan-hambatan yang ada. Setelah lingkup disetujui, sebagai output dikeluarkan suatu “works statement“ dan daftar  “deliverable“  yang selanjutnya diikuti oleh pembuatan perkiraan sumber daya berupa material, peralatan, dan tenaga kerja untuk mewujudkan lingkup di atas .

3.4.2        Perencanaan Mutu

Perencanaan mutu proyek adalah proses penentuan standar dan kriteria mutu yang akan di pakai oleh proyek, serta usaha untuk dapat memenuhinya. Parameter standar dan kriteria menjadi masukan penting pada waktu menentukan definisi lingkup proyek. Ketentuan standar mutu akan besar pengaruhnya terhadap biaya proyek terutama pada waktu desain – engineering, seleksi peralatan dan material. Oleh karena itu, perlu ada kebijakan mutu  ( quality policy )  dari pihak pimpinan maupun kontraktor untuk di pakai sebagai pegangan pelaksanaan. Output  dari perencanaan mutu adalah dokumen yang memuat kebijakan dan prosedur yang menyeluruh tentang masalah  QA / QC .

3.4.3    Perencanaan Waktu

Perencanaan waktu atau jadwal proyek meliputi langkah-langkah yang bertujuan agar proyek dapat di selasaikan sesuai dengan sasaran waktu yang di tetapkan. Perencanaan waktu memberikan masukan kepada perencanaan sumber daya agar sumber daya tersebut siap pada waktu diperlukan. Perencanaan tersebut terdiri dari penentuan definisi komponen kegiatan, urutan pelaksanaan komponen kegiatan, dan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing komponen kegiatan. Hasil langkah-langkah tersebut kemudian dianalisis dengan berbagai metode dan teknik untuk menyusun jadwal proyek.

3.4.4    Perencanaan Biaya

Perencanaan  (perkiraan)  biaya terdiri dari serangkaian langkah untuk memperkirakan besar biaya dari sumber daya yang diperlukan proyek. Langkah tersebut termasuk mempertimbangkan sebagai alternatif yang mungkin dapat menghasilkan biaya yang paling ekonomis bagi kinerja atau material yang sebanding. Jadi, perencanaan biaya baru dapat diselesaikan bila telah tersedia perencanaan keperluan sumber daya. Faktor risiko besar pengaruhnya terhadap perencanaan biaya, yang mengharuskan disediakan sejumlah kontijensi dan sejumlah asuransi. Biaya perkiraan dikaitkan dengan unsur jadwal pemakaiannya, maka akan tersusun anggaran biaya proyek  (time phased budged). Dengan telah merinci jadwal pemakaian dan jumlah alokasi yang bersangkutan, anggaran biaya ini akan menjadi sasaran bagi pengendaliaan kemajuan atau progres kegiatan proyek. Output dari perkiraan biaya proyek adalah anggaran biaya, yang sesuai dengan tahap keperluan dan waktunya dapat berupa dokumen Anggaran Biaya Proyek  ( ABP ) atau Anggaran Biaya Definitif  ( ABD ) .

3.4.5        Perencanaan Sumber Daya

Perencanaan sumber daya proyek dapat dikelompokkan menjadi dua golongan, yaitu perencanaan sumber daya nonmanusia dan sumber daya manusia ( SDM ).

a.  Perencanaan sumber daya nonmanusia

Perencanaan sumber daya nonmanusia meliputi pengadaan material, peralatan yang akan menjadi bagian permanen proyek serta peralatan konstruksi  (crane, truck dan lain – lain)  yang diperlukan untuk membangun proyek tetapi tidak menjadi permanen. Perencanaan sumber daya nonmanusia secara menyeluruh dapat diartikan sebagai pengkajian dan identifikasi kebutuhan proyek yang akan sumber daya nonmanusia serta bagaimana, kapan, berapa banyak, dan darimana memperolehnya. Hasil utama perencanaan diatas adalah lembaran yang membuat deskripsi kebijakan, daftar material, dan peralatan utama serta jadwal pengadaannya.

b.    Perencanaan sumber daya manusia

Iman Soeharto (1998) menjelaskan yang dimaksud dengan perencanaan sumber daya manusia adalah proses mengidentifikasi jenis dan jumlah sumber daya sesuai jadwal keperluan yang telah ditetapkan. Tujuan perencanaan tersebut adalah mengusahakan agar sumber daya yang dibutuhkan tersedia tepat pada waktunya, tidak boleh terlalu awal atau terlambat, karena keduanya merupakan pemborosan. Oleh karena itu, untuk merencanakan tenaga kerja proyek yang realistis perlu diperhatikan bermacam-macam faktor, diantaranya yang terpenting adalah :

1.  produktivitas tenaga kerja,

2.  tenaga kerja periode puncak (Peak),

3.  jumlah tenaga kerja kantor pusat,

4.  perkiraan jumlah tenaga kerja konstruksi dilapangan,dan

5.  meratakan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak (fluctuation) yang tajam.

Adapun perencanaan sumber daya manusia meliputi rancangan organisasi, pengisian personil untuk kantor pusat, mobilisasi dan pelatihan tenaga kerja untuk lapangan. Perencanaan organisasi terdiri dari penyusunan struktur organisasi, termasuk membuat uraian tugas posisi kunci, tanggung jawab, serta jalur komunikasi dan pelaporan. Karena proyek umumnya mengikutsertakan organisasi dari luar organisasi pemilik (kontraktor, konsultan dan lain-lain), penyusunan jalur komunikasi dan pelaporan harus mempertimbangkan hal-hal tersebut. Misalnya, tingkat mana harus melapor kepada siapa. Dalam merencanakan struktur organisasi, berbagai aspek harus dikaji  (seperti besar lingkup, lokasi, tingkat kompleksitas kesulitan, dan lain-lain ).

Perencanaan pengisian personil  (staffing plan) meliputi kegiatan pengadaan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan proyek, dalam arti jumlah, kualitas dan jadwalnya.