Perilaku Kegiatan Proyek (skripsi dan tesis)

Pengertian suatu proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dilaksanakan dalam satu bentuk kesatuan dengan menggunakan sumber daya untuk mendapatkan manfaat. Kegiatan-kegiatan berlangsung dalam jangka waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Sumber daya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dapat berbentuk barang-barang modal, bahan-bahan mentah, tenaga kerja dan waktu. Sumber daya tersebut sebagian atau seluruhnya dapat dianggap sebagai barang atau jasa, konsumsi yang dikorbankan dari penggunaan masa sekarang untuk memperoleh manfaat yang lebih besar dimasa yang akan datang. Dari pengertian di atas, proyek mempunyai ciri-ciri:

a.         memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir,

b.      jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan,

c.       bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas, titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas, dan

d.      tidak berulang, macam dan intensitas kegiatan berubah atau tidak sama.

Kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan selanjutnya dilaksanakan, untuk itu perlu mengorganisir dan mengelola sumber daya yang ada agar tercapai sasaran tersebut. Upaya tersebut bertujuan agar kegiatan-kegiatan dapat berjalan lancar mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai proses pengendalian yang merupakan salah satu fungsi manajemen proyek .

Di dalam proses mencapai tujuan tersebut ada batasan yang harus dipenuhi yaitu besarnya biaya yang dialokasikan, jadwal/waktu yang ditentukan serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek.  

a.      Biaya/Anggaran

Biaya/anggaran adalah suatu batasan alokasi dana yang ditentukan untuk suatu proyek. Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi dari anggaran yang ditentukan. Anggaran tidak hanya ditentukan secara total proyek melainkan terbagi atas anggaran komponen-komponennya atau per periode tertentu (misalnya per triwulan atau per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode tersebut.

b.      Jadwal/Waktu

Waktu/jadwal adalah suatu rentang masa yang ditetapkan untuk penyelesaian suatu proyek. Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu yang telah ditentukan dalam arti penyerahan akhir proyek tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.

c.       Mutu

Mutu adalah suatu standar/target yang harus dihasilkan suatu produk dengan biaya dan waktu yang telah ditentukan. Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa produk aspal beton maka kriteria yang harus dipenuhi adalah persyaratan material, pencampuran, dan pelaksanaan penghamparan harus sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan untuk mutu aspal beton tersebut.

               Iman Soeharto (1998) memberikan penjelasan suatu konsep biaya pada suatu pekerjaan (aktivitas) dapat dibagi dalam :

a.       Biaya langsung (direct cost), yaitu biaya yang berkaitan langsung dengan volume pekerjaan yang dilaksanakan antara lain biaya untuk upah tenaga kerja dan bahan/material. Hubungan antara biaya langsung dengan waktu pelaksanaan merupakan garis non linier, apabila waktu pelaksanaan dipercepat maka pada umumnya biaya langsung akan makin tinggi.

b.      Biaya tak langsung (indirect cost), yaitu pengeluaran-pengeluaran untuk overhead, gaji pegawai tetap, biaya sewa dan perawatan alat, asuransi, bunga bank dan sebagainya. Biaya ini mempunyai sifat bahwa apabila waktu pelaksanaan diperlambat maka secara total biaya akan semakin tinggi.

H

Perangkat Manajemen (skripsi dan tesis)

Dalam rangka upaya membentuk suatu Sistem Manajemen Proyek yang lengkap serta kokoh, untuk pelaksanaan pada masing-masing tahapan siklus mekanisme tersebut memerlukan alat-alat manajemen, yang umumnya terdiri dari:

a.         Analisis Masalah

Perencanaan proyek dimulai dari masalah-masalah pokok program pembangunan, menyusun strategi yang lebih luas, dan kemudian memilih proyek-proyek yang akan dapat mencapai tujuan-tujuan program tersebut. Diperlukan cara-cara analisis yang sistematis, sederhana, mudah dikomunikasikan, dan didasarkan pada suatu kerangka pemikiran logis.

b.        Kerangka Logis

Kerangka logis merupakan seperangkat pengertian yang saling berkaitan, yang mampu menjelaskan secara logis tentang :

1)        Mengapa suatu proyek harus dilaksanakan,

2)        Bagaimana proyek akan dilaksanakan,

3)        Faktor-faktor luar apa saja yang mengakibatkan ketidakpastian keberhasilan proyek,

4)        Bagaimana wujud proyek bila sudah selesai,

5)        Bagaimana menetapkan ukuran keberhasilan proyek yang sudah selesai.

c.         Analisis Anggaran Keuangan

Anggaran keuangan disusun secara realistis, bertahap waktu, dengan berorientasi pada kegiatan-kegiatan proyek.

d.        Rincian Tanggung Jawab

Rincian tanggung jawab yang merupakan salah satu perangkat Sistem Manajemen Proyek dengan kegunaannya antara lain sebagai berikut:

a.       Dapat membantu tercapainya kesepakatan mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau satuan organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan proyek,

b.      Untuk menyederhanakan pelaksanaan koordinasi proyek dan sebagai sarana untuk media komunikasi antar masing-masing penanggung jawab,

c.       Memperlihatkan hubungan tugas dan jabatan secara jelas, sehingga membantu memastikan bahwa semua tugas dan personil yang diperlukan telah tersusun.

e.         Jadwal Pelaksanaan Proyek

Jadwal pelaksanaan berguna untuk menentukan waktu dan urutan kegiatan-kegiatan proyek, dan dibuat berdasarkan daftar perincian kegiatan.

f.         Sistem Monitoring dan Pelaporan

Dalam rangka pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek dibutuhkan media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi yang harus secara aktif diketahui, diikuti, dan diamati selama pelaksanaan.

g.        Sistem Evaluasi

Evaluasi Ditujukan untuk penyempurnaan pelaksanaan proyek sehingga lebih bersifat berorientasi ke depan, yaitu upaya peningkatan kesempatan demi untuk keberhasilan proyek. Dan dapat memeriksa kemajuan dan kemampuan proyek dalam mengatasi segenap permasalahan yang dihadapi pada setiap saat.

h.        Konsep Pendekatan Tim

Pendekatan tim merupakan upaya membangkitkan semangat untuk menggalang persatuan dalam bekerja sama, memadukan tindakan, meningkatkan komunikasi, mengurangi masalah dan mendorong keikutsertaan mereka yang keterlibatannya diperlukan demi keberhasilan proyek.

Siklus Manajemen Proyek (skripsi dan tesis)

Semua kegiatan proyek merupakan suatu siklus mekanisme manajemen yang didasarkan atas tiga tahapan, yaitu : perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi (lihat gambar 2.2). Siklus mekanisme manajemen tersebut merupakan proses terus menerus selama proyek berjalan. Oleh karenanya pelaksanaan proyek berlangsung dalam suatu tata hubungan kompleks yang selalu berubah-ubah (dinamis). Rencana semula harus selalu disesuaikan dengan keadaan atau kondisi mutakhir dengan memanfaatkan umpan balikdari hasil evaluasi. Keberhasilan pelaksanaannya tergantung pada upaya dan tindakan yang terkoordinasi dari berbagai satuan organisasi dan jabatan di berbagai jenjang manajemen.

Sistem Manajemen Proyek (skripsi dan tesis)

Untuk dapat menangani pelaksanaan proyek dengan baik atau paling tidak dimaksudkan untuk memperkecil peluang timbulnya permasalahan dan mencegah datangnya kesulitan, diperlukan pendekatan dengan menyusun suatu konsep Sistem Manajemen Proyek. Sedangkan konsep sistem yang dimaksud tiada lain adalah penataan serta pengorganisasian atas faktor-faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan manajemen manajemen proyek.

Sistem manajemen proyek disusun dan dijabarkan menjadi seperangkat pengertian-pengertian, alat-alat, dan petunjuk tata cara yang mudah untuk dilaksanakan sedemikian sehingga :

a.         Mampu menghubungkan dan menjembatani kesenjangan persepsi di antara para perencana pembangunan dan pelaksanaannya, sehingga kesemuanya mempunyai satu kerangka konsep yang sama tentang kriteria keberhasilan suatu proyek,

b.        Dapat memberikan kesamaan bahasa yang sekaligus memadukan tertib teknis dan sosial, yang dapat diterapkan pada setiap proyek disetiap jenjang dengan cara-cara sederhana, jelas, dan sistematis,

c.         Mampu mewujudkan suatu bentuk kerjasama dan koordinasi antar satuan organisasi pelaksanaannya sehingga terwujud suatu semangat bersama untuk merencanakan proyek secara lebih terinci, dan cukup cermat dalam mengantisipasi masalah-masalah yang akan timbul dalam pelaksanaannya.

Sistem Manajemen Proyek yang diberlakukan hendaknya ditujukan untuk dapat digunakan dalam upaya melengkapi tata cara organisasi yang berlaku. Sehingga pemakaian sistem tersebut, khususnya pada proyek-proyek pemerintah, akan membantu para birokrat untuk dapat memenuhi peraturan dan ketentuan pemerintah dalam perencanaan, penyusunan anggaran keuangan dan sistem pelaporan.

Manajemen Proyek (skripsi dan tesis)

Manajemen adalah usaha manusia untuk mencapai tujuan dengan cara yang paling efektif dan efisien. Usaha yang dimaksud adalah bagian dari proses manajemen yaitu suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan secara berurutan atau kronologis. Rangkaian kegiatan dimaksud secara umum yaitu mulai dari penetapan tujuan (goal setting), perencanaan (planning) pengorganisasian (organizing) pelaksanaan (actuating) dan pengawasan/pengendalian (controlling).

a.       Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan pegangan/pedoman bagi pelaksana mengenai alokasi sumber daya dalam melaksanakan kegiatan. Iman Soeharto (1977) secara garis besar menyatakan perencanaan berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan, anggaran dan mutu. Pengertian diatas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses, berarti perencanaan tersebut mengalami tahap-tahap pekerjaan tertentu. Adapun tahapan yang dilalui dalam menyusun suatu perencanaan adalah :

1)      menentukan tujuan yaitu sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan yang dilakukan,

2)      menentukan sasaran yaitu suatu titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya,

3)      mengkaji posisi awal terhadap tujuan yaitu untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi, maka perlu diadakan kajian terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai,

4)      memilih alternatif adalah selalu tersedianya beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Dalam memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu kegiatan memerlukan kejelian dan pengkajian yang seksama agar alternatif yang dipilih lebih tepat, dan

5)      menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan, proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.

b.      Penjadwalan

Penjadwalan dalam pengertian proyek konstruksi merupakan perangkat untuk menentukan aktifitas yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek dengan urutan serta kerangka waktu tertentu, dimana setiap aktifitas harus dilaksanakan agar proyek selesai tepat waktu dan biaya yang ekonomis (Callahan, 1992). Penjadwalan meliputi tenaga kerja, material, peralatan, keuangan dan waktu. Dengan penjadwalan yang tepat maka beberapa macam kerugian  dapat dihindari seperti keterlambatan, pembengkakan biaya dan perselisihan. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penjadwalan antara lain  bagi pemilik proyek dan pelaksana proyek atau kontraktor.

1)      Bagi Pemilik Proyek dapat digunakan untuk:

a)         mengetahui waktu mulai dan selesai proyek,

b)        merencanakan aliran kas, dan

c)         mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu dan biaya proyek.

2)      Bagi Pelaksana Proyek/Kontraktor dapat digunakan untuk :

a)         memprediksi kapan suatu kegiatan yang spesifik dimulai dan diakhiri,

b)        merencanakan kebutuhan material, peralatan dan tenaga kerja,

c)         mengatur waktu keterlibatan sub kontraktor,

d)        menghindari konflik antara sub kontraktor dengan pekerja,

e)         merencanakan aliran kas, dan

f)         mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu dan biaya proyek.

c.       Pengendalian

Mockler (1972) dalam  Soeharto (1977) memberikan pengertian tentang pengendalian yaitu adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran. Fungsi utama pengendalian adalah memantau dan mengkaji (bila perlu mengadakan koreksi). Pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien.

Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, melaksanakan dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal.

Manajemen profesional adalah suatu kegiatan yang melibatkan sumber daya di dalamnya, dimana tugas dan tanggung jawab dilakukan secara profesional. Kegiatan yang dimaksud dimulai dari tahapan pembuatan desain, penawaran, penunjukkan pelaksana dan tahapan konstruksi dengan harapan tercapainya tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya. 

Manajemen konstruksi mempunyai tugas dan kewajiban untuk menjamin pemilik proyek, akan mendapatkan pelaksanaan proyek yang ekonomis, sesuai dengan kebutuhan pemilik proyek dan menjamin bahwa proyek dilaksanakan sesuai dengan perencanaan dan spesifikasi.

Konsultan perencana mempunyai tugas dan tanggung jawab menangkap ide dan gagasan dari pemilik proyek melalui manajemen konstruksi, kemudian melakukan pengelolaan tahap demi tahap sampai ide tersebut terwujud.

Kontraktor adalah sebagai pelaksana proyek yang diberikan oleh pemilik proyek dengan pengarahan dan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen konstruksi, sehingga pelaksanaan sesuai dengan perencanaan yang telah digariskan.

Internal Rate of Return (IRR) (skripsi dan tesis)

Pada metode IRR (Internal Rate of Return) di mana umumnya mencari nilai ekuivalensi cash flow dengan mempergunakan suku bunga sebagai faktor penentu utamanya, dicari adalah suku bunga di saat NPV sama dengan nol. Jadi, pada metode IRR ini informasi yang dihasilkan berkaitan dengan tingkat kemampuan cash flow dalam mengembalikan investasi yang dijelaskan dalam bentuk % periode waktu. Logika sederhananya  menjelasakan seberapa kemampuan cash flow dalam mengembalikan modalnya dan seberapa besar pula kewajiban yang harus dipenuhi. Kemampuan inilah disebut dengan Internal Rate of Return (IRR),

Sedangkan kewajiban disebut dengan Minimum Attractive Rate of Return (MARR). Dengan demikian, suatu rencana investasi akan dikatakan layak jika:

IRR ≥ MARR.

Nilai MARR umumnya ditetapkan secara subjektif melalui suatu pertimbangan tertentu dari investasi tersebut. Dimana pertimbangan yang dimaksud adalah:

a. Suku bunga investasi

b. Biaya lain yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan investasi

c. Faktor risiko investasi

Oleh karena itu, nilai MARR biasanya ditetapkan secara subjektif dengan memperhatikan faktor-faktor di atas. Sementara itu, nilai IRR dihitung berdasarkan estimasi cash flow.

Cara lain untuk mengevaluasi suatu proyek feasibility adalah dengan menghitung Internal Rate of Return (IRR). Internal Rate of Return adalah suatu tingkat bunga yang menunjukkan jumlah nilai sekarang netto (NPV) sama dengan jumlah seluruh ongkos investasi proyek (Djamin, 1993). Atau dengan kata lain Internal Rate of Return (IRR) adalah tingkat bunga pada saat nilai keuntungan (sekarang). Jika, B adalah benefit atau keuntungan dan C adalah sebagai cost atau biaya, maka Internal Rate of Return (IRR) itu adalah tingkat bunga pada saat B = C atau B - C = 0 atau B/C = 1 (Waldiyono dkk, 1986).

Adakalanya ahli teknik tidak hanya ingin mengetahui apakah proyek tersebut menguntungkan atau tidak, akan tetapi juga ingin mengetahui berapa besar rate of return proyek tersebut. Untuk ini, metode NPV perlu diperdalam, yaitu hubungan antara nilai sekarang bersih dengan rate of return tersebut menggunakan adanya nilai sekarang bersih sama dengan nol. Suatu proyek akan bisa diterima (layak atau tidak dilaksanakan) apabila IRR lebih besar dari tingkat suku bunga.

Break Event Point (BEP) (skripsi dan tesis)

Break Event Point dapat diartikan sebagai suatu keadaan dimana investor dalam kegiatan investasinya telah menghasilkan pendapatan yang sama besarnya dengan jumlah biaya pengeluaran atau seluruh biaya pengeluaran telah tertutupi oleh pendapatan yang dihasilkan atau impas (Martono dan D. Agus Harjito, 2003).

BEP adalah keadaan atau titik dimana kumulatif pengeluaran sama dengan kumulatif pendapatan atau laba sama dengan nol (0), dapat dijelaskan dengan:

a.       Kumulatif pendapatan = kumulatif pengeluaran

b.      Kumulatif pendapatan - kumulatif pengeluaran = 0

Aplikasi titik impas pada permasalahan produksi yang bisa mengakibatkan perusahaan berada pada kondisi impas maka harus dicari fungsi-fungsi biaya maupun pendapatan. Pada saat kedua fungsi tersebut bertemu maka total biaya sama dengan total pendapatan.