SOP Penjualan

 

Pengertian SOP menurut Tabunan 2013 dalam (Mukti 2017) bahwa SOP
adalah pedoman yang memuat prosedur operasi standar yang ada dalam suatu
organisasi dan segala keputusan dan tindakan, serta penggunaan fungsi proses
yang dilakukan oleh orang-orang yang tergabung dalam organisasi tersebut. Hal
ini digunakan untuk menjamin organisasi dapat bekerja secara efektif, konsistensi,
standar dan sistematis.
Tujuan dari SOP Penjualan adalah untuk membantu perusahaan menjaga
konsistensi karyawan dalam masalah penjualan, memperjelas kewajiban dan peran
setiap karyawan terkait penjualan, dan melindungi karyawan dari malpraktek atau
kesalahan manajemen penjualan. Dengan SOP perusahaan, perusahaan sudah
memiliki pedoman dalam melakukan pekerjaan, menjadi alat komunikasi dan
bekerja secara konsisten.
SOP membantu membentuk sistem kerja dan alur kerja yang terstruktur,
sistematis dan akuntabel. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengevaluasi
bagaimana tujuan kerja dilakukan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang
berlaku, dan menjelaskan proses melakukan aktivitas penjualan. Sebuah metode
telah ditetapkan untuk memastikan proses kerja yang konsisten dan sistematis
sebagai sarana untuk mengatur pelaksanaan dan manajemen pekerjaan seaman
mungkin (Dewi, Purwanto, and Oki 2015).

Proses Penjualan

 

Salah satu aspek yang ada dalam penjualan adalah penjualan dengan
bertemu muka (face to face selling) dimana seorang penjual langsung berhadapan
muka dengan calon pembelinya. Masalah tersebut menjadi titik berat dalam
pembahasan tentang proses penjualan. Adapun tahapan-tahapannya yaitu :

1. Persiapan sebelum penjualan
   Tahap pertama dalam proses personal selling adalah mengadakan persiapan-
   persiapan sebelum melakukan penjualan. Di sini, kegiatan yang dilakukan
   adalah mempersiapkan tenaga penjualan dengan memberikan pengertian
   tentang barang yang dijualnya, pasar yang dituju, dan teknik-teknik penjualan
   yang harus dilakukan. Selain itu, mereka juga lebih dulu harus mengetahui
   kemungkinan tentang motivasi dan perilaku segmen pasar yang dituju.
2. Penentuan lokasi pembeli potensial
   Dalam menggunakan data pembeli tahun lalu maupun sekarang, penjual dapat
   menentukan karakteristik, misalnya lokasi. Oleh karena itu, pada tahap kedua
   ini ditentukan lokasi dari segmen pasar yang menjadi sasarannya. Dari lokasi
   ini dapat dibuat sebuah daftar orang-orang atau perusahaan yang secara logis
   merupakan pembeli potensial dari produk yang ditawarkan. Dari konsumen
   yang ada juga dapat ditentukan konsumen manakah yang sudah menggunakan
   produk-produk saingan.
3. Pendekatan pendahuluan
   Sebelum melakukan penjualan, penjual harus mempelajari semua masalah
   tentang individu atau perusahaan yang dapat diharapkan sebagai pembeli.
   Selain itu, perlu juga mengetahui tentang produk atau merek apa yang sedang
   mereka gunakan dan bagaimana reaksinya. Berbagai macam informasi perlu
   dikumpulkan untuk mendukung penawaran produknya kepada pembeli,
   misalnya tentang kebiasaan membeli, kesukaan, dan sebagainya. Semua
   kegiatan ini dilakukan sebagai pendekatan pendahuluan terhadap pasarnya.
4. Melakukan penjualan
   Penjualan yang dilakukan bermula dari suatu usaha untuk mengikat perhatian
   calon konsumen, kemudian diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka.
   Dan akhirnya penjual melakukan penjualan produknya kepada pembeli.
5. Pelayanan purna jual
   Sebenarnya kegiatan penjualan tidak berakhir pada saat pesanan baru pembeli
   telah dipenuhi, tetapi masih perlu dilanjutkan dengan memberikan pelayanan
   atau service kepada mereka. Biasanya kegiatan ini dilakukan untuk penjualan
   barang-barang industri seperti instalasi atau barang konsumsi tahan lama
   seperti lemari es, televisi, dan sebagainya. Beberapa pelayanan yang diberikan
   oleh penjual sesudah penjualan dilakukan antara lain berupa:
   a. Pemberian garansi
   b. Pemberian jasa reparasi
   c. Latihan tenaga-tenaga operasi dan cara penggunaannya
   d. Pengiriman barang ke rumah
   Dalam tahap terakhir ini penjual harus berusaha mengatasi berbagai macam
   keluhan atau tanggapan yang kurang baik dari pembeli. Pelayanan lain yang
   juga perlu diberikan sesudah penjualan adalah memberikan jaminan kepada
   pembeli bahwa keputusan yang diambilnya tepat, produk yang dibelinya
   sungguh bermanfaat, dan hasil kerja produk tersebut memuaskan

Siklus Penjualan

 

Menurut Romney serta Steinbart (2015: 366) Siklus penjualan merupakan
rangkaian kegiatan bisnis yang dilaksanakan dengan cara berulang serta
pemrosesan informasi terkait dengan kegiatan operasi penyediaan barang ataupun
jasa kepada pelanggan serta mengumpulkan uang tunai dalam pembayaran untuk
penjualan tersebut.

Tujuan Penjualan

 

Kemampuan perusahaan dalam menjual produknya menentukan
keberhasilan dalam mencari keuntungan, apabila perusahaan tidak mampu
menjual maka perusahaan akan mengalami kerugian. Adapun tujuan umum
penjualan dalam perusahaan yaitu :
a. Tujuan yang dirancang untuk meningkatkan volume penjualan total atau
meningkatkan penjualan produk-produk yang lebih menguntungkan.
b. Tujuan yang dirancang untuk mempertahankan posisi penjualan yang efektif
melalui kunjungan penjualan reguler dalam rangka menyediakan informasi
mengenai produk baru.
c. Menunjang pertumbuhan perusahaan. Tujuan tersebut dapat tercapai apabila
penjualan dapat dilaksanakan sebagaimana yang telah direncanakan
sebelumnya. Penjualan tidak selalu berjalan lancar, keuntungan dan kerugian
yang diperoleh perusahaan banyak dipengaruhi oleh lingkungan pemasaran.
Lingkungan ini sangat berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan.

Pengertian Penjualan

 

Menurut Kotler, 2000 dalam (Ariadharma 2017) Penjualan adalah suatu
aktivitas bisnis yang menyebabkan terjadinya pemindahan hak dan kepentingan
atas suatu barang atau jasa pihak pembeli yang disertai dengan imbalan. Penjualan
merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk
mempertahankan, mengembangkan, dan memperoleh laba yang diinginkan.
Penjualan juga berarti proses kegiatan penjualan, yaitu proses dari penetapan
harga jual sampai dengan pendistribusian produk kepada konsumen (pembeli).
Aktivitas penjualan merupakan aktivitas tambahan atau penambahan
pembelian untuk mempermudah transaksi. Oleh karena itu, kegiatan jual beli
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari perpindahan hak atau transaksi.
Oleh karena itu, aktivitas penjualan atau aktivitas pembelian, terdiri dari
serangkaian aktivitas yang mencakup negosiasi harga dan persyaratan
pembayaran yang harus diikuti untuk memungkinkan pembangkitan permintaan,
pencarian pembeli, dan implementasi rencana penjualan yang ditentukan.

Keterbatasan Pengendalian Intern

 

Pelaksanaan struktur pengendalian internal yang efisien serta efektif harus
menggambarkan keadaan yang ideal. Tetapi pada nyatanya hal ini susah dicapai,
sebab pada pelaksanaannya struktur pengendalian internal memiliki keterbatasan.
COSO 2013:9 dalam (Fajar and Rusmana 2018) menjelaskan tentang keterbatasan

• keterbatasan pengendalian intern seperti yang dirumuskan pada Internal Control
  Integrated Framework .
  Kerangka ini mengakui bahwa sementara pengendalian intern memberi
  jaminan yang wajar guna mencapai tujuan perusahaan, namun tetap terdapat
  keterbatasan dalam sistem pengendalian intern suatu organsisasi. Pengendalian
  intern tidak mampu mencegah penilaian buruk, keputusan, ataupun peristiwa
  ekstern yang bisa mengakibatkan perusahaan tidak berhasil mencapai tujuan
  operasinya. Maka dari itu, bahkan sistem pengendalian intern yang efektif bisa
  mengalami kegagalan.
  Keterbatasan sistem pengendalian internal bisa terjadi dikarenakan enam hal
  yakni :
  (1) Kesesuaian tujuan yang ditentukan sebagai pra kondisi untuk pengendalian
  intern.
  (2) Realitas bahwa penilaian manusia dalam mengambil keputusan dapat salah
  serta tunduk kepada bias.
  (3) Perincian yang bisa terjadi dikarenakan kegagalan manusia seperti kesalahan
  sederhana.
  (4) Kapasitas manajemen untuk mengesampingkan pengendalian intern dalam
  suatu organisasi.
  (5) Kemampuan manajemen, personel lain, dan / atau pihak ketiga untuk
  menghindari kontrol melalui kolusi.
  (6) Peristiwa eksternal di luar kendali organisasi.

Prinsip-Prinsip Pengendalian Internal

 

Prinsip-prinsip pengendalian intern menurut Hery (2016:162-169) dalam
(Febriyanti 2021) adalah sebagai berikut: Untuk mengamankan aset dan
meningkatkan keakuratan serta keandalan catatan (informasi) akuntansi biasanya
perusahaan menerapkan 5 (lima) prinsip pengendalian intern yaitu:

1. Penetapan tanggung jawab secara spesifik.
2. Pemisahan tugas.
3. Dokumentasi.
4. Pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik.
5. Pengecekan independen atau verifikasi internal