Efektivitas Organisasi

 

Sulistiowati & Sulistio (2017) mengemukakan bahwa efektivitas organisasi
dapat didefinisikan sebagai tingkat pencapaian organisasi atas tujuan jangka
pendek dan tujuan jangka panjang. Amitai (1982) mengemukakan bahwa
efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi
dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran. Daft (2010) menjelasakan
Efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi
dalam usaha untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Robbins (2008)
mendefinisikan bahwa efektivitas organisasi adalah tingkat pencapaian
organisasi yang dipengaruhi oleh perorangan, kelompok dan struktur dalam
organisasi.
Adapun Sulistiowati & Sulistio (2017) mengatakan bahwa terdapat beberapa
pendekatan untuk melihat efektivitas organisasi yaitu sebagai berikut:
a. Pendekatan tujuan
Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment approacb) menyatakan
bahwa efektivitas sebuah organisasi harus dinilai sehubungan dengan
pencapaian tujuan (ends) ketimbang cara (means). Pendekatan pencapaian
tujuan mengansumsikan bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat
dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan.
b. Pendekatan sistem
Dalam pendekatan sistem tujuan akhir tidak diabaikan namun hanya
dipandang sebagai satu elemen dalam kumpulan kriteria yang lebih
kompleks. Model-model sistem menekankan kriteria yang akan
meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi seperti
kemampuan organisasi untuk memperoleh sumberdaya, mempertahankan
dirinya secara internal sebagai sebuah organisasi sosial, dan berinteraksi
secara berhasil dengan lingkungan eksternalnya. Jadi pendekatan sistem
berfokus bukan pada tujuan akhir tertentu tetapi pada cara yang dibutuhkan
untuk pencapaian tujuan akhir.
c. Pendekatan konstituensi-strategi (strategic-constituencies approach)
Pendekatan konstituensi-strategi mengemukakan bahwa organisasi
dikatakan efektif apabila dapat memenuhi tuntutan konstituensi yang
terdapat didalam lingkungan organisasi tersebut yaitu konstituensi yang
manjadi pendukung kelanjutan eksistensi organisasi tersebut. Pendekatan
ini sama dengan pendekatan sistem, tetapi penekanannya berbeda.
Keduanya memperhitungkan adanya saling ketergantungan, tetapi
pandangan konstituensi strategi tidak memperhatikan semua lingkungan
organisasi. Pandangan ini hanya memenuhi tuntutan dari hal-hal dalam
lingkungan yang dapat mengancam kelangsungan hidup organisasi.
Pendekatan konstituensi strategi memandang organisasi sebagai arena
politik tempat kelompok-kelompok yang berkepentingan bersaing untuk
mengendalikan sumberdaya.
d. Pendekatan nilai-nilai bersaing
Pendekatan nilai-nilai bersaing pendekatan nilai-nilai bersaing mengatakan
bahwa terdapat elemen umum yang mendasari setiap dasar kriteria yang
komprehensif dan elemen tersebut dapat dikombinasikan sedemikian rupa
sehingga menciptakan kumpulan dasar mengenai nilai-nilai bersaing.
Masing-masing kumpulan tersebut membentuk sebuah model keefektifan
yang unik

Efektivitas

 

Kata efektif berasal dari bahasa inggris effective yang berarti berhasil atau
sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Kamus ilmiah popular
mendefenisikan efektivitas sebagai ketepatan kegunaan, hasil guna atau
menunjang tujuan. Steers (2005) mengemukakan bahwa efektivitas adalah
jangkauan usaha suatu program sebagai suatu sistem dengan sumber daya dan
sarana tertentu untuk memenuhi tujuan dan sarananya tanpa melumpuhkan cara
dan sumber daya itu serta tanpa memberi tekanan yang tidak wajar terhadap
pelaksanaannya. Gibson et al (2013) mendefinisikan efektivitas adalah
pencampaian tujuan dan sasaran yang telah disepakati untuk mencapai tujuan
usaha bersama. Tingkat tujuan dan sasaran itu menunjukkan tingkat efektivitas.
Tercapainya tujuan dan sasaran itu akan ditentukan oleh tingkat pengorbanan
yang telah dikeluarkan. Menurut Noverman Duadji (2021) efektivitas adalah
suatu keadaan atau tingkat pencapaian organisasi dalam penyelesaian suatu
pekerjaan dapat tepat pada waktu yang telah ditentukan. Syam (2020)
mengatakan pada dasarnya pengertian efektivitas adalah suatu keadaan yang
menunjukkan seberapa jauh suatu target yang telah dicapai oleh manajemen
seperti kualitas, kuantitas dan waktu, dimana target tersebut sudah ditentukan
terlebih dahulu. semakin banyak suatu target yang dapat dicapai maka akan
semakin efektif pula kegiatan tersebut. Kata efektivitas juga dapat diartikan
sebagai usaha tertentu atau suatu tingkat keberhasilan yang dapat dicapai oleh
seseorang atau suatu organisasi.
Adapun Gibson et al (2013) mengatakan bahwa efektivitas memiliki tiga
tingkatan yaitu:
a. Efektivitas individu
Efektivitas individu adalah tingkat pencapaian hasil kerja karyawan
perseorangan didalam organisasi.
b. Efektivitas kelompok
Adanya pandangan bahwa pada kenyataannya individu saling bekerja sama
dalam kelompok. Jadi efektivitas kelompok merupakan jumlah kontribusi
dari semua anggota dari organisasi.
c. Efektivitas organisasi
Efektivitas organisasi adalah kontribusi hasil kerja dari tiap-tiap efektivitas
individu dan efektivitas kelompok/tim yang saling sinergis.

Sistem Informasi Penjualan

 

Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produk,
kualitas, manajemen, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah serta
keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan yang terdapat
pada sistem informasi penjualan antara lain :
a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan
diproses dalam penjualan.
b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan
suatu informasi yang digunakan bagian penjualan.
c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses penjualan.
d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut
berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

SOP Penjualan

 

Pengertian SOP menurut Tabunan 2013 dalam (Mukti 2017) bahwa SOP
adalah pedoman yang memuat prosedur operasi standar yang ada dalam suatu
organisasi dan segala keputusan dan tindakan, serta penggunaan fungsi proses
yang dilakukan oleh orang-orang yang tergabung dalam organisasi tersebut. Hal
ini digunakan untuk menjamin organisasi dapat bekerja secara efektif, konsistensi,
standar dan sistematis.
Tujuan dari SOP Penjualan adalah untuk membantu perusahaan menjaga
konsistensi karyawan dalam masalah penjualan, memperjelas kewajiban dan peran
setiap karyawan terkait penjualan, dan melindungi karyawan dari malpraktek atau
kesalahan manajemen penjualan. Dengan SOP perusahaan, perusahaan sudah
memiliki pedoman dalam melakukan pekerjaan, menjadi alat komunikasi dan
bekerja secara konsisten.
SOP membantu membentuk sistem kerja dan alur kerja yang terstruktur,
sistematis dan akuntabel. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengevaluasi
bagaimana tujuan kerja dilakukan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang
berlaku, dan menjelaskan proses melakukan aktivitas penjualan. Sebuah metode
telah ditetapkan untuk memastikan proses kerja yang konsisten dan sistematis
sebagai sarana untuk mengatur pelaksanaan dan manajemen pekerjaan seaman
mungkin (Dewi, Purwanto, and Oki 2015).

Proses Penjualan

 

Salah satu aspek yang ada dalam penjualan adalah penjualan dengan
bertemu muka (face to face selling) dimana seorang penjual langsung berhadapan
muka dengan calon pembelinya. Masalah tersebut menjadi titik berat dalam
pembahasan tentang proses penjualan. Adapun tahapan-tahapannya yaitu :

1. Persiapan sebelum penjualan
   Tahap pertama dalam proses personal selling adalah mengadakan persiapan-
   persiapan sebelum melakukan penjualan. Di sini, kegiatan yang dilakukan
   adalah mempersiapkan tenaga penjualan dengan memberikan pengertian
   tentang barang yang dijualnya, pasar yang dituju, dan teknik-teknik penjualan
   yang harus dilakukan. Selain itu, mereka juga lebih dulu harus mengetahui
   kemungkinan tentang motivasi dan perilaku segmen pasar yang dituju.
2. Penentuan lokasi pembeli potensial
   Dalam menggunakan data pembeli tahun lalu maupun sekarang, penjual dapat
   menentukan karakteristik, misalnya lokasi. Oleh karena itu, pada tahap kedua
   ini ditentukan lokasi dari segmen pasar yang menjadi sasarannya. Dari lokasi
   ini dapat dibuat sebuah daftar orang-orang atau perusahaan yang secara logis
   merupakan pembeli potensial dari produk yang ditawarkan. Dari konsumen
   yang ada juga dapat ditentukan konsumen manakah yang sudah menggunakan
   produk-produk saingan.
3. Pendekatan pendahuluan
   Sebelum melakukan penjualan, penjual harus mempelajari semua masalah
   tentang individu atau perusahaan yang dapat diharapkan sebagai pembeli.
   Selain itu, perlu juga mengetahui tentang produk atau merek apa yang sedang
   mereka gunakan dan bagaimana reaksinya. Berbagai macam informasi perlu
   dikumpulkan untuk mendukung penawaran produknya kepada pembeli,
   misalnya tentang kebiasaan membeli, kesukaan, dan sebagainya. Semua
   kegiatan ini dilakukan sebagai pendekatan pendahuluan terhadap pasarnya.
4. Melakukan penjualan
   Penjualan yang dilakukan bermula dari suatu usaha untuk mengikat perhatian
   calon konsumen, kemudian diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka.
   Dan akhirnya penjual melakukan penjualan produknya kepada pembeli.
5. Pelayanan purna jual
   Sebenarnya kegiatan penjualan tidak berakhir pada saat pesanan baru pembeli
   telah dipenuhi, tetapi masih perlu dilanjutkan dengan memberikan pelayanan
   atau service kepada mereka. Biasanya kegiatan ini dilakukan untuk penjualan
   barang-barang industri seperti instalasi atau barang konsumsi tahan lama
   seperti lemari es, televisi, dan sebagainya. Beberapa pelayanan yang diberikan
   oleh penjual sesudah penjualan dilakukan antara lain berupa:
   a. Pemberian garansi
   b. Pemberian jasa reparasi
   c. Latihan tenaga-tenaga operasi dan cara penggunaannya
   d. Pengiriman barang ke rumah
   Dalam tahap terakhir ini penjual harus berusaha mengatasi berbagai macam
   keluhan atau tanggapan yang kurang baik dari pembeli. Pelayanan lain yang
   juga perlu diberikan sesudah penjualan adalah memberikan jaminan kepada
   pembeli bahwa keputusan yang diambilnya tepat, produk yang dibelinya
   sungguh bermanfaat, dan hasil kerja produk tersebut memuaskan

Siklus Penjualan

 

Menurut Romney serta Steinbart (2015: 366) Siklus penjualan merupakan
rangkaian kegiatan bisnis yang dilaksanakan dengan cara berulang serta
pemrosesan informasi terkait dengan kegiatan operasi penyediaan barang ataupun
jasa kepada pelanggan serta mengumpulkan uang tunai dalam pembayaran untuk
penjualan tersebut.

Tujuan Penjualan

 

Kemampuan perusahaan dalam menjual produknya menentukan
keberhasilan dalam mencari keuntungan, apabila perusahaan tidak mampu
menjual maka perusahaan akan mengalami kerugian. Adapun tujuan umum
penjualan dalam perusahaan yaitu :
a. Tujuan yang dirancang untuk meningkatkan volume penjualan total atau
meningkatkan penjualan produk-produk yang lebih menguntungkan.
b. Tujuan yang dirancang untuk mempertahankan posisi penjualan yang efektif
melalui kunjungan penjualan reguler dalam rangka menyediakan informasi
mengenai produk baru.
c. Menunjang pertumbuhan perusahaan. Tujuan tersebut dapat tercapai apabila
penjualan dapat dilaksanakan sebagaimana yang telah direncanakan
sebelumnya. Penjualan tidak selalu berjalan lancar, keuntungan dan kerugian
yang diperoleh perusahaan banyak dipengaruhi oleh lingkungan pemasaran.
Lingkungan ini sangat berpengaruh terhadap perkembangan perusahaan.