Penggunaan Informasi Kelayakan dalam Manajemen Sistem Informasi (skripsi dan tesis)

Para pekerja dapat bekerja secara maksimal apabila kegaiatn manajemen di dalam organisasi dapat dilaksanakan dengan baik karena dengan adanya pelaksanaan manajemen yang baik. Demikianpula dalam pekerjaan dan kerjasama informasi. Apabila pekerjaan informasi dalamorganisasi sangat rumit karena mencakup berbagai unit, sububnit, dan subsubunit pada berbagai tingkat transaksi dan manajemen masing-masing, serta hubungan satu sama lainnya maka perlu melokalisasi dan mengelompokkan pekerjaan informasi tersebut agar mudah dikerjakan.

Untuk itu diperlukan suatu pendekatan yang sitemik (elemen-elemn yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan atau organisasi). 

Pada umunya setiap sistem terdiri dari empat elemen subsuten yaitu input, proses, output, dan umpan balik yang berguna sebagai kontrol ketiga elemen yang lain.

Namun suatu organisasi merupakan hubungan dari berbagai sub sistem, sehingga memebagi pekerjaannya ke dalam bentuk fungsi-fungsi organisasi.Misalnya fungsi-fungsi pemasaran, produksi, keuangan, personalia, pembekalan, riset, pengolahan data elektronik, dan perencanaan. Setiap fungsi unit tersebut memerlukan data dan informasi dari unit lain atau dari luar organisasi untuk membantu menyelesaikanpekerjaannya. Disamping pekerjannya sendiri, setiap unit juga menghasilkan data dan informasi baik untuk disimpansendiri maupun untuk didistribusikan ke unit-unit lain dalam organisasi atau organisasi lain.

Dalam kaitan penggunaan sebuah informasi kelayakan, yang diharapkan kemudian adalah tindak lanjut manajerial untuk menyesuaikan output dengan umpan balik yang diterima. Fungsi manajerial sendiri terdiri dari beberapa macam dan dapat diuraikan sebagai berikut:

a.       Perencanaan (planning) adalah fungsi manajemen yang berkaitan dengan penyusunan tujuan dan menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan tersebut.

b.      Pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen yang berkaitan dengan pengelompokkan personel dan tugasnya sesuai dengan kebutuhan.

c.       Pengaturaan personel (staffing) adalah fungsi manajemen  yang berkaitan dengan kegiatan bimbingan dan pengaturan kerja personel dan pengaturan penempatan unit kerja bagi personel tersebut, pada fungsi ini manjemen melakukan jegiatan seperti penempatan, pelatihan, pengembangan dan kompensasi.

d.      Pengarahan (directing) adalah fungsi manajemen yang berkaitandnegan kegiatan melakukan pengarahan-pengarahan, tugas-tugas, dan instruksi.

e.       Pengawasan (controlling) adadalah kegiatan manajemen yang berkaitan dengan pemeriksaan untuk menetukan apakah pelaksanaannya sudah dikerjakan sesuai dengan perencanaan, sudahsampai sejauh mana kemajuan yang dicapai, serta koreksi bagi pelaksanaan yang belum terselesaikan sesuai rencana. 

Pada umunya perkiraan jumlah persentase pekerjaan informasi yang ada pada tiap kegiatan fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:

·         Perencanaan             (30%)

·         Pengorganisasian     (15%)

·         Penyusunan staf      (25%)

·         Pengarahan              (5%)

·         Pengawasan             (80%)