Perangkat Manajemen (skripsi dan tesis)

Dalam rangka upaya membentuk suatu Sistem Manajemen Proyek yang lengkap serta kokoh, untuk pelaksanaan pada masing-masing tahapan siklus mekanisme tersebut memerlukan alat-alat manajemen, yang umumnya terdiri dari:

a.         Analisis Masalah

Perencanaan proyek dimulai dari masalah-masalah pokok program pembangunan, menyusun strategi yang lebih luas, dan kemudian memilih proyek-proyek yang akan dapat mencapai tujuan-tujuan program tersebut. Diperlukan cara-cara analisis yang sistematis, sederhana, mudah dikomunikasikan, dan didasarkan pada suatu kerangka pemikiran logis.

b.        Kerangka Logis

Kerangka logis merupakan seperangkat pengertian yang saling berkaitan, yang mampu menjelaskan secara logis tentang :

1)        Mengapa suatu proyek harus dilaksanakan,

2)        Bagaimana proyek akan dilaksanakan,

3)        Faktor-faktor luar apa saja yang mengakibatkan ketidakpastian keberhasilan proyek,

4)        Bagaimana wujud proyek bila sudah selesai,

5)        Bagaimana menetapkan ukuran keberhasilan proyek yang sudah selesai.

c.         Analisis Anggaran Keuangan

Anggaran keuangan disusun secara realistis, bertahap waktu, dengan berorientasi pada kegiatan-kegiatan proyek.

d.        Rincian Tanggung Jawab

Rincian tanggung jawab yang merupakan salah satu perangkat Sistem Manajemen Proyek dengan kegunaannya antara lain sebagai berikut:

a.       Dapat membantu tercapainya kesepakatan mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau satuan organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan proyek,

b.      Untuk menyederhanakan pelaksanaan koordinasi proyek dan sebagai sarana untuk media komunikasi antar masing-masing penanggung jawab,

c.       Memperlihatkan hubungan tugas dan jabatan secara jelas, sehingga membantu memastikan bahwa semua tugas dan personil yang diperlukan telah tersusun.

e.         Jadwal Pelaksanaan Proyek

Jadwal pelaksanaan berguna untuk menentukan waktu dan urutan kegiatan-kegiatan proyek, dan dibuat berdasarkan daftar perincian kegiatan.

f.         Sistem Monitoring dan Pelaporan

Dalam rangka pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek dibutuhkan media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi yang harus secara aktif diketahui, diikuti, dan diamati selama pelaksanaan.

g.        Sistem Evaluasi

Evaluasi Ditujukan untuk penyempurnaan pelaksanaan proyek sehingga lebih bersifat berorientasi ke depan, yaitu upaya peningkatan kesempatan demi untuk keberhasilan proyek. Dan dapat memeriksa kemajuan dan kemampuan proyek dalam mengatasi segenap permasalahan yang dihadapi pada setiap saat.

h.        Konsep Pendekatan Tim

Pendekatan tim merupakan upaya membangkitkan semangat untuk menggalang persatuan dalam bekerja sama, memadukan tindakan, meningkatkan komunikasi, mengurangi masalah dan mendorong keikutsertaan mereka yang keterlibatannya diperlukan demi keberhasilan proyek.