Analisis Kemajuan Pelaksanaan Proyek (skripsi dan tesis)

Pada saat pelaporan data yang terkumpul mengenai kemajuan pekerjaan, ikatan pembelian dan pengeluaran dianalisis untuk setiap paket kerja (kode biaya) yang meliputi :

1. kemajuan fisik aktual dihitung berdasarkan anggaran yang diaplikasikan (BCWP),
2. pengeluaran tercatat pada sistem akuntansi (ACWP), dan
3. perencanan dasar dan anggaran yang mengaitkan jadwal dengan biaya (BCWS).

Sebagaimana telah diuraikan diatas, bahwa menganalisis kemajuan proyek dengan memakai metode varians sederhana dianggap kurang mencukupi, karena analisis varians tidak mengintegrasikan aspek biaya dengan jadwal. Untuk mengatasinya digunakan metode konsep nilai hasil dengan indikator BCWP, BCWS dan ACWP. Varians yang dihasilkan disebut varians biaya terpadu (CV) dan varians jadwal terpadu (SV). Berbagai kombinasi antara varians jadwal dan varians biaya disajikan dalam Gambar  3.8.
Rumus yang dipergunakan pada varians biaya dan varians jadwal adalah sebagai berikut :
    


Cost varians (CV) adalah perbedaan antara biaya yang telah dikeluarkan
dengan biaya yang seharusnya dikeluarkan sesuai dengan prestasi pekerjaan.
Schedule varians (SV) adalah besarnya perbedaan jadwal yang terjadi sebanding dengan perbedaan biaya yang terjadi.
Angka negatif varians biaya terpadu yang menunjukkan bahwa biaya lebih tinggi dari anggaran disebut cost overrun. Angka nol menunjukkan pekerjaan terlaksana sesuai anggaran, sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana dengan biaya kurang dari anggaran, ini disebut cost underrun.
Demikian juga halnya dengan jadwal, angka negatif berarti terlambat, angka nol berarti tepat waktu dan angka positif berarti lebih capat dari pada rencana, untuk lebih jelasnya keterangan ini dapat dilihat pada Tabel  2.1.




Tabel  2.1  Analisis Varians Terpadu

No	Varians Jadwal (SV)	Varians Biaya (CV)	Keterangan
a	Positif	Positif	Pekerjaan terlaksana lebih cepat dari pada jadwal dengan biaya lebih kecil dari pada anggaran
b	Nol	Positif	Pekerjaan terlaksana tepat sesuai  jadwal dengan biaya lebih rendah dari pada anggaran
c	Positif	Nol	Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat dari pada jadwal
d	Nol	Nol	Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran
e	Negatif	Negatif	Pekerjaan selesai terlambat dan  biaya lebih tinggi dari anggaran
f	Nol	Negatif	Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas  anggaran
g	Negatif	Nol	Pekerjaan selesai terlambat dengan biaya sesuai anggaran
h	Positif	Negatif	Pekerjaan selesai lebih cepat dari pada rencana dengan  biaya lebih tinggi dari anggaran
i	Negatif	Positif	Pekerjaan selesai terlambat dari pada rencana dengan biaya lebih rendah dari pada anggaran

Konsep Nilai Hasil (Earned Value Concept) (skripsi dan tesis)

Angka-angka yang dihasilkan analisis varians menunjukkan perbedaan hasil kerja pada waktu pelaporan dibandingkan dengan anggaran atau jadwal. Metode ini untuk menjawab apakah proyek pada saat pelaporan masih sesuai dengan anggaran atau jadwal.

Kelemahan metode ini, yaitu menganalisis penyimpangan biaya dan jadwal masing-masing secara terpisah, tidak mengungkapkan masalah kinerja kegiatan yang sedang dilakukan. Misalnya suatu kegiatan tertentu pada saat pelaporan dinyatakan mencapai kemajuan melampaui jadwal yang direncanakan, tetapi belum tentu kegiatan tersebut sesuai anggaran yang dialokasikan untuk pekerjaan tersebut.

Konsep nilai hasil (earned value concept) adalah konsep menghitung besarnya biaya yang menurut anggaran sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan atau dilaksanakan (budgeted cost of work performed). Bila ditinjau dari jumlah pekerjaan yang diselesaikan, maka konsep ini mengukur besarnya unit pekerjaan yang telah diselesaikan pada suatu waktu dan dinilai berdasarkan jumlah anggaran yang disediakan untuk pekerjaan tersebut.

Dengan memakai dasar asumsi tertentu, metode tersebut dapat dikembangkan untuk membuat perkiraan atau proyeksi keadaan masa depan proyek, metode konsep nilai hasil ini dapat memperkirakan berbagai kemungkinan diantaranya :

a.         dapatkah proyek diselesaikan dengan dana sisa yang ada,

b.        berapa besar perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek, dan

c.         berapa besar proyeksi keterlambatan pada akhir proyek bila kondisi masih sama seperti saat pelaporan.

Indikator-indikator yang dipakai dalam metode konsep nilai hasil antara lain sebagai berikut.

a.         BCWP (Budgeted Cost of Work Performed)

Indikator BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) ini menunjukkan nilai hasil dari sudut pandang nilai pekerjaan yang telah diselesikan terhadap anggaran yang disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

b.        BCWS (Budgeted Cost of Work Schedule)

BCWS (Budgeted Cost of Work Schedule) adalah anggaran suatu paket pekerjaan yang disusun berkaitan dengan jadwal pelaksanaan. Jadi dalam hal ini terjadi perpaduan antara biaya, jadwal dan lingkup kerja, dimana pada setiap elemen pekerjaan telah dialokasikan biaya dan jadwal yang nantinya dapat menjadi tolok ukur dalam pelaksanaan. Faktor yang menunjukkan kemajuan dan pelaksanan proyek seperti :

1)        varians biaya/Cost Varians (CV), varians jadwal/Schedule Varians (SV),

2)        memantau perubahan varians terhadap angka standar,

3)        indeks produktivitas dan kinerja, dan

4)        prakiraan biaya penyelesaian proyek.

c.         ACWP (Actual Cost of Work Performed)

ACWP (Actual Cost of Work Performed) adalah jumlah biaya aktual dari pekerjaan yang telah dilaksanakan, yaitu segala biaya pengeluaran dari paket kerja termasuk perhitungan overhead.  Jadi ACWP merupakan jumlah aktual dari pengeluaran atau dana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun waktu tertentu.

Varians dengan Grafik " S " (skripsi dan tesis)

Cara lain untuk memperagakan adanya varians adalah dengan menggunakan grafik. Grafik dibuat dengan sumbu Y sebagai nilai kumulatif biaya atau jam-orang kerja yang telah digunakan atau persentase ( % ) penyelesaian pekerjaan, sedangkan sumbu X menunjukkan parameter waktu. Ini berarti menggambarkan kemajuan volume pekerjaan yang diselesaikan sepanjang siklus proyek. Bila grafik tersebut dibandingkan dengan grafik serupa yang disusun berdasarkan perencanaan dasar (komulatif pengeluaran berdasarkan anggaran uang /jam-orang) maka akan terlihat jika terjadi penyimpangan .

Grafik yang dibuat dengan sumbu vertikal sebagai nilai kumulatif biaya atau jam-orang atau penyelesaian pekerjaan dan sumbu horisontal sebagai waktu kalender masing-masing dari angka 0 sampai 100, umumnya akan berbentuk huruf S, ini disebabkan oleh kegiatan proyek berlangsung sebagai berikut:

1.  kemajuan pada awalnya bergerak lambat,

2.  diikuti oleh kegiatan yang bergerak cepat dalam kurun waktu yang lebih
lama,

3.  akhirnya kecepatan kemajuan tersebut menurun dan berhenti pada titik akhir .

Penggunaan grafik “S” pada gambar 3.4 dan gambar 3.5 dijumpai dalam hal-hal sebagai berikut ini :

1.  Pada analisis kemajuan proyek secara keseluruhan.

2.         Penggunaan untuk satuan unit pekerjaan atau elemen-elemennya.

3.    Pada kegiatan engineering dan pembelian untuk menganalisis persentase
(%) penyelesaian pekerjaan.

4.    Pada kegiatan konstruksi, yaitu untuk menganalisis pemakaian tenaga kerja
atau jam-orang dan  menganalisis persentase (%)  penyelesaian  serta
pekerjaan-pekerjaan lain yang diukur dan dinyatakan dalam unit versus
waktu.

Metode Pengendalian Proyek (skripsi dan tesis)

Suatu sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolok ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan  teknik dan metode yang dapat mengungkapkan tanda-tanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian biaya dan waktu terdapat dua macam metodenya yaitu : Identifikasi Varians dan Konsep Nilai Hasil (Earned Value Concept). Identifikasi dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran. Sedangkan untuk jadwal, dianalisis kurun waktu yang telah dipakai dibandingkan dengan perencanaan.

Penggunaan varians sebagai teknik dan metode pengendalian proyek dan grafiks “S” yang sering digunakan untuk memperlihatkan varians, penyajian konsep nilai hasil beserta indikator-indikator BCWS, BCWP, dan ACWP yang dianggap sebagai salah satu metode pengendalian yang efektif dan dapat dipakai untuk memperkirakan besarnya biaya dan jadwal sampai pada akhir proyek.

Pada setiap rapat yang membicarakan aspek pengendalian biaya dan jadwal, akan selalu ditanyakan bagaimana kemajuan pelaksanaan kegiatan terakhir, apakah pengeluaran melebihi anggaran atau kemajuan sesuai dengan jadwal. Untuk itu menjelang saat pelaporan dikumpulkan informasi mengenai status akhir kemajuan proyek dengan menghitung jumlah unit yang diselesaikan, kemudian dibandingkan dengan perencanaan atau dengan melihat catatan penggunaan sumber daya, misalnya jam-orang dan membandingkannya dengan anggaran. Teknik demikian dikenal sebagai teknik analisis varians, yang akan memperlihatkan perbedaan antara hal-hal berikut ini :

a.       Biaya pelaksanaan dengan anggaran .

b.      Waktu pelaksanaan dengan jadwal.

c.       Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana.

d.      Tanggal akhir pekerjaan dengan rencana.

e.       Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran.

f.       Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana.

Di samping menunjukkan angka perbedaan kumulatif antara rencana dan pelaksanaan pada saat pelaporan, analisis varians juga mendorong untuk melacak dan mengkaji dimana dan kapan telah terjadi varians yang paling dominan dan kemudian mencari penyebabnya untuk diadakan koreksi.

Aspek dan Area Pengendalian Proyek (skripsi dan tesis)

Garis besar aspek dan area pengendalian proyek amat luas, karena masing-masing aspek berkaitan satu dengan yang lain, yang paling penting diantaranya adalah sebagai berikut.

1)        Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya dilakukan dengan cara mengelompokkan biaya menjadi per area, seperti biaya kantor pusat, dan lapangan atau biaya jenis pekerjaan seperti biaya engineering, pembelian dan konstruksi.

2)      Pengendalian Waktu (Jadwal)

Pengendalian dilakukan pada pekerjaan kritis. Pertama-tama perencanaan penyusunan jadwal induk, kemudian dirinci menjadi komponen-komponennya yang bersifat kritis yaitu milestone. Jumlah milestone tergantung dari jenis proyek. Masing-masing kegiatan, seperti engineering, pengadaan material dan konstruksi mempunyai kegiatan kritis dan dapat dijadikan milestone.

3)      Pengendalian Penggunaan Jam – Orang

Pengendalian penggunaan jam-orang dapat dikelompokkan menjadi penggunaan per area atau per jenis pekerjaan.

4)      Pengendalian Kinerja dan Produktivitas

Mengendalikan biaya atau waktu secara terpisah tidak dapat memberikan gambaran mengenai  kinerja suatu pekerjaan pada saat laporan. Misalkan suatu pekerjaan pelaksanaannya lebih cepat dari jadwal, hal ini belum tentu menunjukkan sesuatu yang menggembirakan, sebab ada kemungkinan biaya yang dipakai untuk melaksanakan pekerjaan tersebut melebihi anggaran yang dialokasikan untuk itu.

Dalam hal ini penggunaan biaya yang tidak efisien mencerminkan kinerja dari pekerjaan tersebut berada dibawah standar yang ditentukan, sehingga dapat berakibat proyek tidak akan selesai karena kehabisan dana. Oleh karena itu dalam pengendalian proyek diperlukan juga evaluasi dan analisis kinerja pekerjaan saat pelaporan.

5)      Pengendalian Prosedur

Pengendalian prosedur bermaksud mengkaji apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang telah ditentukan. Dalam hal ini yang diperhatikan bukan saja pencapaian sasaran proyek, tetapi juga dicermati cara-cara mencapainya, apakah sudah mengikuti prosedur dan peraturan yang berlaku.

Unsur – Unsur Pengendalian (skripsi dan tesis)

Agar suatu sistem pengendalian dapat berjalan dengan efektif diperlukan 4 (empat) unsur-unsur sebagai berikut ini.

1)        Tolok ukur yang realistis

Tolok ukur pengendalian biaya adalah anggaran, sedangkan untuk jadwal/waktu salah satu tolok ukur yang penting adalah milestone. Anggaran dan jadwal tersebut diintegrasikan menjadi anggaran per waktu atau time prased budget dan dipecah atau dirinci sampai tingkat paket kerja dan kode akutansi biaya.

2)      Perangkat yang dapat memproses dengan cepat dan tepat

Memproses masukan data dan informasi hasil pelaksanaan pekerjaan menjadi indikator-indikator yang dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan.

3)      Prakiraan yang akurat

Meliputi berbagai perkiraan (forecast) biaya dan jadwal kegiatan, seperti biaya dan jadwal untuk pekerjaan tersisa sampai akhir penyelesaian proyek, kecenderungan bilamana tidak mengalami perubahan.

4)      Rencana tindakan (action plan)

Tindakan ini diambil untuk mencegah pengeluaran biaya yang melebihi anggaran (cost overrun) dan keterlambatan (schedule delay) pekerjaan.

Teknik Pengendalian Proyek (skripsi dan tesis)

Teknik dan metode pengendalian biaya serta jadwal/waktu  proyek yang tepat akan mampu mengungkapkan terjadinya penyimpangan saat pelaksanaan suatu pembangunan. Pengendalian biaya dan waktu/jadwal terdapat dua macam teknik dan metode yang luas pemakaiannya, yaitu identifikasi varians dan konsep nilai hasil (earned value concept). Untuk memperlihatkan terjadinya penyimpangan  sering digunakan dengan grafik “S”.

a.         Pengendalian Biaya dan Waktu

Proses pengendalian yang dilanjutkan dengan teknik dan metode pemantauan serta pengendalian yang dianggap efektif untuk kegiatan yang berbentuk proyek. Pengendalian dilaksanakan sepanjang siklus proyek, baik di kantor maupun di lapangan.

Tujuan pengendalian adalah mengusahakan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana, maka aspek dan objek pengendalian sama dengan perencanaan. Maksud pengendalian biaya dan waktu/jadwal dilingkungan proyek adalah sebagai berikut :

1)        menciptakan sikap sadar akan anggaran dan jadwal. Ini berarti meminta semua pihak penyelenggara proyek menyadari bagaimana pengaruh kegiatan yang dilakukan terhadap biaya dan jadwal/waktu,

2)        meminimalkan biaya proyek dengan melihat kegiatan. Kegiatan apa saja yang biayanya bisa dihemat.  Selain itu perlu mengusahakan penggunaan waktu (jadwal yang paling efisien dan ekonomis untuk menyelesaikan setiap pekerjaan), dan

3)        menyampaikan kesemua pihak (pimpinan maupun pelaksana), perihal kinerja pemakaian dana dan menekan potensi rawan pemborosan dan penyimpangan guna tindakan koreksi.