Pengertian Efektivitas

 

Menurut Edy Sutrisno (2010:123), efektivitas merupakan
keberhasilan organisasi pada umumnya di ukur dengan konsep
efektivitas. Selain itu Steers 1977 dalam Edy Sutrisno (2010:123)
menyatakan “pada umumnya efektivitas hanya dikaitkan dengan
tujuan organisasi, yaitu laba, yang cenderung mengabaikan aspek
terpenting dari keseluruhan prosesnya, yaitu sumber daya manusia.
Dalam penelitian mengenai efektivitas organisasi, sumber daya
manusia dan perilaku manusia seharusnya selalu muncul menjadi
fokus primer, dan usaha-usaha untuk meningkatkan efektivitas
seharusnya selalu dimulai dengan meneliti perilaku manusia di
tempat kerja”. Edy Sutrisno (2011) juga mengakatan efektivitas
sebagai tingkat atau derajat dalam mencapai tujuan yang
diharapkan

Hubungan Pengawasan dengan Efektivitas Kerja

 

Dalam rangka usaha pencapaian tujuan organisasi, setiap karyawan diberi
tugas atau pekerjaan tertentu yang harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Dalam hal ini pimpinan harus bisa mengarahkan dan menggerakkan bawahannya
dalam melaksanakan aktivitas kerjanya, yaitu dengan melakukan pengawasan
sehingga tiap-tiap karyawan melakukan pekerjaannya dengan penuh tanggung
jawab.
Menurut Daft (2009) keterkaitan antara pengawasan dengan efektivitas
kerja bahwa bagaimana pimpinan menggunakan seluruh sumber daya untuk
mencapai tujuan organisasi melalui penerapan fungsi-fungsi manajemen seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Karyawan yang
memahami hakikat pengawasan akan menggunakan hasil dan kritikan sebagai
bahan masukan untuk proses perbaikan guna pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Handayaningrat (1994), menyebutkan bahwa pengawasan
bertujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna
(efisien) dan berhasil guna (efektif), sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya.
Menurut Mosley, Megginson, dan Pietri (2005) mengungkapkan bahwa
pimpinan harus dapat memastikan bahwa fungsi pengawasan ini harus berjalan
dengan baik untuk memastikan semua fungsi manajemen lainnya akan berkerja
secara efektif.

Aspek-Aspek Pengukuran Pengawasan

 

Menurut Nawawi (1995), menilai variabel pengawasan dengan
menggunakan aspek-aspek sebagai berikut:
a. Pemantauan, pimpinan melakukan pemantauan pada saat karyawan
melaksanakan pekerjaan di lokasi kerja.
b. Peninjauan, adalah mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi,
sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan.
c. Mengamati pelaksanaan tugas agar berjalan sesuai dengan rencana dan
ketentuan yang berlaku secar efektif dan efisien.
d. Pemeriksaan, pimpinan memeriksa hasil (output) setelah karyawan
menyelesaikan tugas yang diberikan.
e. Pengawasan melalui laporan lisan. Pengawasan ini dilakukan dengan
mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang dilakukan dengan
cara wawancara kepada orang-orang tertentu. Dan dapat memberi
gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui terutama tentang hasil
sesungguhnya yang ingin dicapai.
d. Pengawasan melalui laporan tertulis. Merupakan suatu pertanggung
jawaban bawahan kepada atasannya mengenai pekerjaan yang
dilaksanakan, sesuai dengan intruksi dan tugas-tugas yang diberikan.
Menurut Ranupandoyo (1990) ada beberapa aspek yang dipakai untuk
mengukur pengawasan yaitu:
a. Menentukan alat ukur (pedoman baku standar) pelaksanaan/perencanaan.
Tahap pertama dalam pengawasan adalah menetapkan ukuran standar
pelaksanaan, standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran
yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil.
b. Mengadakan penilaian atau pengukuran terhadap pekerjaan yang sudah
dikerjakan yaitu suatu penilaian yang dilakukan oleh pengawas dengan
melihat hasil kerjanya dan laporan tertulisnya. 
c. Membandingkan antara pelaksanaan pekerjaan dengan ukuran atau
pedoman baku yang ditetapkan untuk mengetahui penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi saat bekerja.
d. Mengadakan perbaikan atau pembetulan atas penyimpangan yang terjadi,
sehingga pekerjaan yang dikerjakan sesuai dengan apa yang direncanakan.
Melakukan tindakan koreksi/perbaikan bila hasil analisa menunjukkan
adanya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan ini dapat
diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan
mungkin diperbaiki, atau keduanya mungkin dilakukan bersamaan.
Menurut Rachman (2001), salah satu aspek keberhasilan suatu organisasi
dalam mencapai tujuannya banyak ditentukana oleh keberhasilan pengawasan.
Jika pengawasan berjalan dengan baik maka pengawasan merupakan unsur paling
pokok dalam menentukan keberhasilan suatu program. Keberhasilan program
pengawasan sendiri dapat dilihat dari berbagai macam aspek sebagai berikut:
a. Aspek meningkatnya disiplin, prestasi dan pencapaian sasaran
pelaksanaan tugas, antara lain:
1) Rencana yang disusun dapat menggambarkan adanya sasaran yang
jelas dan dapat diukur, terlihat kaitan antara rencana dengan
program dan anggaran.
2) Tugas dapat selesai sesuai dengan rencana, baik dilihat dari aspek
fisik maupun biaya.
b. Aspek berkurangnya penyalahgunaan wewenang yaitu berkurangnya
tuntutan masyarakat terhadap perusahaan.
c. Aspek berkurangnya kebocoran, pemborosan antara lain:
1) Kualitas dan kuantitas kasus-kasus penyimpangan, penyelewengan,
kebocoran, pemborosan dapat dikurangi sebagaimana laporan
pengawasan fungsional dan laporan pengawasan lainnya.
2) Berkurangnya tingkat kesalahan dalam pelaksanaan tugas

Tujuan Pengawasan

 

Kegiatan pengawasan dilaksanakan pastinya untuk mencapai tujuan
tertentu. Menurut Manullang (2002), tujuan utama dari pengawasan adalah
mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Menurut
Handayaningrat (1994), menyebutkan bahwa pengawasan bertujuan agar hasil
pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna
(efektif), sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut Siswandi (2009) tujuan pengawasan adalah:
a. Pengukuran kepatuhan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, peraturan
dan hukum yang berlaku
b. Menjaga sumber daya yang dimiliki organisasi
c. Pencapaian tujuan dan sasaran yang yang telah ditetapkan oleh organisasi
d. Dipercayainya informasi dan keterpaduan informasi yang ada di dalam
organisasi
e. Kinerja yang sedang berlangsung dan kemudian membandingkan kinerja
aktual dengan standar serta menetapkan tingkat penyimpangan yang
kemudian mencari solusi yang tepat.
Sedangkan menurut Julistriarsa & Suprihanto (1998) mengatakan bahwa
tujuan dari pengawasan adalah untuk membuat segenap kegiatan manajemen
menjadi dinamis serta hasil secara efektif dan efisien

Pengertian Pengawasan

 

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya.
Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi
pengawasan. Pengawasan harus dilaksanakan oleh seorang pemimpin yang
menetapkan suatu rencana agar dapat dilaksanakan seefektif mungkin.
Menurut Siagian (2003) mengemukakan bahwa pengawasan adalah proses
pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin
agar supaya pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Manullang (2002) pengawasan
adalah suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan,
menilainya dan bila perlu mengoreksi, dengan maksud supaya pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Menurut Sutikno (dalam Novianingsih, 2013) mengatakan bahwa
pengawasan merupakan proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi untuk mengumpulkan data dalam usaha mengetahui ketercapaian
tujuan dan kesulitan apa yang ditemui dalam pelaksanaan itu. Menurut Brantas
(dalam Novianingsih, 2013) pengawasan merupakan suatu kegiatan yang bukan
hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari
terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan-
kesalahan.
Menurut Julitriarsa dan Suprihantoro (1998) juga mengungkapkan tentang
pengertian pengawasan yaitu suatu tindakan atau proses kegiatan untuk
mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan untuk demikian dilakukan
perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan-kesalahan itu, begitu
pula menjaga agar pelaksanaan tidak berbeda dengan rencana yang ditetapkan.
Sedangkan menurut Sarwoto (2010) mengatakan bahwa pengawasan adalah
kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai
dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendak

Aspek-Aspek Efektivitas Kerja

 

Pengukuran efektivitas kerja didasarkan pada beberapa hal seperti yang
dikemukakan oleh Siagian (1985) bahwa efektivitas kerja karyawan dapat diukur
dari beberapa hal yaitu:
a. Kejelasan Tujuan Yang Hendak Dicapai
Akan lebih lancar, tertib, dan efektif apabila dalam pribadi anggota
organisasi, telah tertanam kesadaran dan keyakinan yang mendalam bahwa
tercapainya tujuan organisasi pada dasarnya berarti tercapainya pula tujuan
mereka secara pribadi.
b. Kejelasan Strategi Pencapaian Tujuan
Merupakan langkah kedua dari pimpinan dalam mengelola organisasi
secara efektif dan efisien. Pencapaian tujuan secara efektif dan efisien
tentunya sangat ditentukan oleh efektivitas kerja karyawan. Sedangkan
efektivitas kerja karyawan itu sendiri sangat mengharapkan kejelasan
strategi pencapaian tujuan, sehingga hal itu menjadi salah satu aspek dasar
pengukuran efektivitas kerja.
c. Proses Analisa dan Perumusan Kebijaksanaan Yang Mantap
Untuk mencapai efektivitas kerja memerlukan job deskripsi yang tegas
dengan job analisa yang jelas, sehingga proses memanage karyawan dapat
dilaksanakan dengan baik dan tepat.
d. Perencanaan Yang Matang
Merupakan acuan kerja setiap organisasi bila perencanaannya matang,
maka pelaksanaan yang dilakukan memungkinkan lancarnya proses kerja
yang efektif dan efisien. Karena perencanaan menjadi acuan untuk kerja,
dimana dalam perencanaan tersebut tertuang berbagai tujuan dan target,
maka rencana dapat dijadikan aspek dasar sebagai acuan pula untuk
mengevaluasi hasil kerja.
e. Penyusunan Program Yang Tepat
Pada hakekatnya adalah merumuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh
orang dimasa depan. Jelaslah bahwa salah satu aspek efektivitas kerja
adalah sampai sejauhmana memperkirakan keadaan yang dicapai,
mengambil keputusan dalam menghadapi masa depan, meningkatkan
orientasi masa depan, mengambil resiko yang telah diperhitungkan,
memperhitungkan faktor-faktor pembatas yang diduga akan menghadapi
dalam berbagai segi kehidupan organisasi, dan memperhitungkan situasi
lingkungan yang akan timbul baik yang bersifat politik, ekonomi, nilai-
nilai sosial, ilmu pengetahuan dan teknologi.
f. Tersedianya Sarana dan Prasarana Kerja
Bila sarana kerja ternyata tidak lengkap, maka perkataan yang tepat adalah
bagaimana mencapai efektivitas kerja yang tinggi dengan sarana dan
prasarana yang ada. Pelaksanaan yang efektif dan akan tetapi tentunya
jauh berbeda hasil yang akan dicapai, bila perkataan itu diungkapkan oleh
seorang pemimpin dalam suatu organisassi yang sarana dan prasarananya
lengkap.
g. Pelaksanaan Yang Efektif dan Efisien
Kejelasan tujuan, tepatnya strategi, efektivitas proses perumusan
kebijakan, matangnya rencana, kelengkapan sarana memadai, semua itu
akan sangat kurang berarti bila pelaksanaan kerja secara operasional tidak
efektif dan tidak efisien. Karena dengan pelaksanaan itulah yang akan
mendekatkan suatu rencana atau harapan pada tujuan dengan target yang
telah ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaan yang efektif dan efisien dapat
dikatakan sebagai salah satu kunci yang akan menentukan efektifitas kerja
karyawan dalam pencapaian tujuan yang tinggi.
h. Sistem Pengawasan dan Pengendalian Yang Mendidik
Merupakan aspek terakhir yang mudah diucapkan tetapi sukar
dilaksanakan oleh seorang pimpinan. Banyak faktor yang dapat
membentuk pimpinan menjadi seorang pengawas dan pengendali yang
mendidik, misalnya dengan mendalami ilmu manajemen, pengalaman
kerja, sifat bawaan, tingkat IQ yang tinggi dan lain-lain. Semua faktor itu
dapat menjamin terbentuknya pengawas dan pengendali yang mendidik
bila hanya berdiri sendiri, biasanya kelemahan yang lain akan mudah
terlihat atau terasa oleh para karyawan

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja

 

Untuk terwujudnya kerja yang efektif, ada beberapa faktor yang
mempengaruhinya. Menurut Robert Heller (2002), faktor-faktor dalam
meningkatkan efektivitas kerja diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Membuat Keputusan
Semua keputusan menyangkut rangkaian keputusan yang lain. Seperti
bilamana perlu diselesaikan, siapa yang terlibat dalam mengambil
keputusan dan alternatif atas sesuatu yang ditimbang tepatnya keputusan-
keputusan ini membantu kita dalam mengambil langkah yang tepat.
b. Menetapkan Tujuan
Tujuan adalah inti dari perencanaan baik untuk jangka panjang, menengah
atau pendek. Tujuan ini hendaknya tinggi namun dapat dicapai, tetapkan
tujuan jangka pendek yang menantang tapi pantas untuk membantu tim
mencapai tujuan utama.
c. Membangun Kerja Tim
Agar tim bekerja baik beberapa peran dimainkan tidak sendiri tetapi secara
bersama-sama. Peran pimpinan adalah membangun sebuah tim yang
berpikir dan bertindak bersama dengan kepentingan pribadi untuk
mencapai tujuan.
d. Memimpin Diskusi
Formal atau bukan melibatkan kelompok atau perorangan diskusi
memungkinkan orang saling berbagi ide atau pandangan dengan
memimpinnya kita bisa membuat pembicaraan mengenai apa yang akan
dipermasalahkan.
e. Menggunakan Rapat
Orang kerap kali mengadakan rapat tetapi sering tanpa tujuan dan pastikan
punya tujuan jelas dan tidak membuang waktu, tak perlu mengadakan
rapat hanya untuk memecahkan keputusan.
f. Menganalisa Masalah
Masalah adalah sesuatu yang sering dibatasi teka-teki hal yang rumit
dengan bersikap baik dan menganalisa masalahnya kita dapat mengatasi
semua hambatan dan menemukan solusinya.
g. Memberi Dukungan
Dengan kepercayaan sukar dibangun tetapi mudah dihilangkan. Hal ini
terjadi karena orang pada dasarnya tidak percaya pada orang lain. Sebagai
pemimpin kita harus berusaha dan memeliharanya dengan menunjukkan
kesetiaan dan dukungannya.
Menurut Reilly (2003), faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja:
a. Waktu
Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor
utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka
semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat
efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
b. Tugas
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang
didelegasikan kepada karyawannya.
c. Produktivitas
Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam
bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik
demikian pula sebaliknya.
d. Motivasi
Pimpinan dapat mendorong karyawannya melalui perhatian pada
kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif. Semakin termotivasi karyawan
untuk bekerja secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan.
e. Evaluasi Kerja
Pimpinan memberikan dorongan, bantuan dan informasi kepada
karyawannya, sebaliknya karyawan harus melaksanakan tugas dengan baik
dan menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau
tidak.
f. Pengawasan
Dengan adanya pengawasan maka kinerja karyawan dapat terus terpantau
dan hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
g. Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan
pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seseorang karyawan
sewaktu bekerja.
h. Perlengkapan dan Fasilitas
Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan dalam
bekerja. Fasilitas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran
karyawan dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh
perusahaan akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam
mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan