Konsep Dasar Sistem Produktivitas (skripsi dan tesis)

Apabila ukuran keberhasilan produksi hanya dipandang dari sisi out put, maka produktivitas dipandang dari dua sisi sekaligus, yaitu  sisi input dan sisi out put. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa produktivitas berkaitan dengan efisiensi penggunaan input dalam memproduksi (barang dan jasa).

Mali (1978) dalam Sahid (2003) menyatakan bahwa produktivitas tidak sama dengan produksi, tetapi produksi, performasi kualitas, hasil-hasil, merupakan komponen dari usaha produktivitas. Dengan demikian produktivitas merupakan suatu kombinasi dari efektivitas dan efisiensi, sehingga produktivitas dapat diukur berdasarkan pengukuran berikut :

Dimana:

Q   = Produktivitas

O   = Output yang dihasilkan

I     = Input yang dipergunakan

T    = Pencapaian tujuan

S    = Penggunaan sumber daya

Ev = Efektivitas

Es = Efisiensi

...................................................................................................... (2.4)

Dimana:

IP  = Indeks produktivitas

S    = Jumlah jam-orang yang sesungguhnya digunakan

T    = Jumlah jam-orang yang diperlukan

Sumanth (1985) dalam Sahid (2003) memperkenalkan suatu konsep format yang disebut sebagai siklus produktivitas (productivity cycle) untuk dipergunakan dalam peningkatan produktivitas terus-menerus. Adapun konsep siklus produktivitas terdiri dari empat tahap dengan penjelasan sebagai berikut ini.

a.         Pengukuran Produktivitas

Secara formal program peningkatan produktivitas harus dimulai melalui pengukuran produktivitas dari sistem industri itu sendiri.

b.        Evaluasi Produktivitas

Mengevaluasi tingkat produktivitas aktual untuk diperbandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan. Perbedaan yang terjadi antara tingkat produktivitas aktual dan rencana merupakan masalah produktivitas yang harus dievaluasi dan dicari akar penyebabnya.

c.         Perencanaan Produktivitas

Berdasarkan evaluasi selanjutnya dapat direncanakan kembali target produktivitas yang akan dicapai baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

d.        Peningkatan Produktivitas

Target produktivitas yang telah direncanakan itu, berbagai program formal dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas terus-menerus.

Untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan adalah membangun suatu sistem industri yang memperhatikan secara terfokus dan bersama sekaligus pada aspek-aspek kualitas, efektivitas pencapaian tujuan dan efisiensi penggunaan sumber-sumber daya.

e.         Perencanaan Sumber Daya Manusia

Untuk melaksanakan proyek, salah satu sumber daya yang menjadi faktor penentu keberhasilannya adalah tenaga kerja. Bertolak dari kenyataan tersebut bahwa jenis dan identitas kegiatan proyek tepat sepanjang siklusnya, sehingga penyediaan jumlah tenaga, jenis keterampilan dan keahlian harus mengikuti tuntutan perubahan kegiatan yang berlangsung. Perencanaan tenaga kerja proyek harus menyeluruh dan terinci meliputi perkiraan, jenis dan kapan keperluan tenaga kerja, seperti tenaga ahli dan berbagai disiplin ilmu pada tahap desain engineering dan pembelian, supervisor dan pekerjaan lapangan untuk pabrikasi dan konstruksi.

Secara teoritis keperluan rata-rata jumlah tenaga kerja dapat dihitung dari total lingkup kerja proyek yang dinyatakan dalam jam – orang atau bulan – orang (man – month) dibagi dengan kurun waktu pelaksanaan. Faktor yang mempengaruhi perencanaan tenaga kerja proyek antara lain :

a.         produktivitas tenaga kerja,

b.        tenaga kerja periode puncak (peak),

c.         jumlah tenaga kerja kantor pusat,

d.        perkiraan jumlah tenaga kerja konstruksi di lapangan, dan

e.         meratakan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak (fluctuation) yang tajam.

f.         Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja

Variabel-variabel yang mempengaruhi produktivitas tenaga kerja dilapangan dikelompokkan menjadi :

a.         kondisi fisik dilapangan dan sarana bantu,

b.        supervisi, perencanaan dan koordinasi,

c.         komposisi kelompok kerja,

d.        kerja lembur,

e.         kepadatan tenaga kerja,

f.         kurva pengalaman (learning curve),

g.        pekerja langsung versus sub kontraktor, dan

h.        ukuran besar proyek.

Berikut ini adalah penjelasan 8 (delapan) item tersebut.

a.         Kondisi Fisik Lapangan dan Sarana bantu

Kondisi fisik geografis lokasi proyek, tempat penampungan tenaga kerja yang terawat serta sarana bantu yang berupa peralatan konstruksi amat berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja. Kondisi fisik ini berupa :

1)        iklim, musim atau keadaan cuaca,

2)        misalnya : adanya temperatur udara panas dan dingin, salju serta hujan dan lain-lain.

3)        keadaan fisik lapangan, kondisi fisik lapangan kerja seperti rawa-rawa, padang pasir dan lain-lain, dan

4)        sarana bantu, kurangnya kelengkapan sarana bantu peralatan konstruksi.

b.        Supervisi, Perencanaan dan Koordinasi

Pengawasan adalah segala sesuatu yang berhubungan langsung dengan tugas pengelola para tenaga kerja, memimpin para pekerja dalam pelaksanaan tugas, termasuk menjabarkan perencanaan dan pengendalian menjadi langkah-langkah pelaksanaan jangka pendek, serta mengkoordinasikan dengan rekan terkait. Tugas menjabarkan perencanaan ini memerlukan pengetahuan yang mendalam mengenai lingkup pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, dan derajat keterampilan tenaga kerja yang akan melaksanakannya.

c.         Komposisi Kelompok Kerja

Pada kegiatan konstruksi, seorang pengawas lapangan memimpin satu kelompok kerja yang terdiri dari bermacam-macam pekerja lapangan (labour craft), seperti tukang batu, tukang besi, tukang kayu dan lain-lain. Yang dimaksud dengan komposisi kelompok kerja adalah :

1)        perbandingan jam-orang yang berhubungan langsung dan pekerja yang dipimpinnya,

2)        perbandingan jam-orang untuk disiplin kerja dalam kelompok kerja.

Perbandingan jam – orang yang berhubungan langsung terhadap total jam – orang kelompok kerja yang dipimpinnya, menunjukkan indikasi besarnya rentang kendali (span of control) yang dimiliki.

d.        Produktivitas Kerja Lembur

Seringkali pekerjaan lembur tidak dapat dihindari, untuk mengejar sasaran jadwal.

e.         Produktivitas Penambahan Tenaga kerja

Percepatan jadwal, diperlukan penambahan tenaga kerja, namun hal ini akan menimbulkan penurunan produktivitas kerja. Makin banyak jumlah tenaga kerja per area atau makin sempitnya area untuk setiap pekerja, maka makin sibuk kegiatan per area tersebut,  yang akhirnya akan mencapai titik dimana kelancaran pekerjaan terganggu dan mengakibatkan penurunan produktivitas, titik ini disebut titik jenuh. Gambar 3.7 menunjukkan pengaruh kepadatan tenaga kerja terhadap produktivitas.

f.         Pengendalian Tenaga kerja

Untuk menyelenggarakan proyek, salah satu sumber daya yang menjadi faktor penentu  keberhasilannya adalah tenaga kerja. Jenis kegiatan dan intensitas proyek berubah cepat sepanjang siklusnya, sehingga penyediaan jumlah tenaga kerja, jenis keterampilan dan keahlian harus mengikuti perubahan kegiatan yang sedang berlangsung.

 Berdasarkan kenyataan tersebut, maka suatu perencanaan tenaga kerja proyek yang menyeluruh dan terinci harus meliputi perkiraan jenis dan kapan keperluan tenaga kerja, seperti tanaga ahli dari berbagai disiplin ilmu pada tahap desain engineering dan pembelian, supervisor dan pekerja lapangan untuk pabrikasi dan konstruksi didatangkan. Cara memperkirakan jumlah tenaga kerja yang diperlukan, yaitu dengan mengkonversikan lingkup proyek dari jumlah jam-orang menjadi jumlah tenaga kerja atau keperluan rata-rata jumlah tenaga kerja dapat dihitung dari total lingkup proyek yang dinyatakan dalam jam – orang atau bulan – orang dibagi kurun waktu pelaksanaan.

g.        Pekerja Langsung versus Subkontraktor

Dikenal dua cara bagi kontraktor utama dalam melakasanakan pekerjaan lapangan, yaitu dengan merekrut langsung tenaga kerja dan memberikan kepenyeliaan (direct hire) atau menyerahkan paket kerja tertentu kepada subkontraktor. Dari segi produktivitas umumnya subkontraktor lebih tinggi 5 – 10 % dibandingkan pekerja langsung. Hal ini disebabkan tenaga kerja subkontraktor telah terbiasa dalam pekerjaan yang relatif terbatas lingkup dan jenisnya, ditambah lagi prosedur dan kerjasama telah dikuasai dan terjalin lama antara para pekerja maupun dengan penyelia. Meskipun produktivitas lebih tinggi dan jadwal penyelenyelesaian pekerjaan potensial dapat lebih singkat, tetapi dari segi biaya belum tentu rendah dibanding memakai pekerja langsung, karena adanya biaya overhead dari perusahaan subkontraktor.

h.        Ukuran Besar Proyek

           Menunjukkan bahwa besar proyek (dinyatakan dalam jam – orang) juga mempengaruhi produktivitas tenaga kerja lapangan, dalam arti makin besar ukuran proyek produktivitas menurun.

Waktu Pelaksanaan Proyek (skripsi dan tesis)

Pelaksanaan pekerjaan dengan manajemen profesional meliputi perencanaan/desainer, pelelangan/tender dan pelaksanaan. Perencanaan jadwal waktu dapat dibuat dengan berbagai cara/teknik yang banyak digunakan antara lain dengan bagan balok (bar chart) maupun jaringan kerja (network planning).

Untuk membuat jadwal kerja dengan bagan balok (bar chart) yang pertama harus diketahui adalah durasi dari tiap-tiap pekerjaan. Durasi dihitung dengan rumus sebagai berikut :

D = V/P

 ....................................................................................... (2.1)            

Dimana : D  = durasi

V  = volume pekerjaan

P  = produktivitas per satuan waktu

Selanjutnya pelaksanaan tiap-tiap pekerjaan diplot dengan bentuk balok pada bagan dengan memperhatikan urutan pelaksanaannya dengan pekerjaan-pekerjaan yang lain. Bagan balok sangat bermanfaat karena dapat dikembangkan menjadi kurva S, yaitu grafik yang menunjukkan kemajuan/prestasi pada satuan waktu tertentu untuk seluruh proyek, baik dari sisi perencanaan maupun dari realisasi. Prosentase kemajuan pada kurva S didasarkan pada satuan yang sama, yang disebut bobot. Agar ukuran yang digunakan untuk setiap pekerjaan dalam menghitung bobot sama, maka satuan tiap pekerjaan dinyatakan dalam satuan uang (rupiah). Cara penghitungan bobot pekerjaan adalah sebagai berikut :

A = (B/C) x 100%  .............................................................................. (2.2)

Dimana:

A = Bobot pekerjaan (%)

B = Nilai/Biaya item pekerjaan (Rp)

C = Nilai/Biaya total proyek (Rp)

Perilaku Kegiatan Proyek (skripsi dan tesis)

Pengertian suatu proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dilaksanakan dalam satu bentuk kesatuan dengan menggunakan sumber daya untuk mendapatkan manfaat. Kegiatan-kegiatan berlangsung dalam jangka waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Sumber daya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dapat berbentuk barang-barang modal, bahan-bahan mentah, tenaga kerja dan waktu. Sumber daya tersebut sebagian atau seluruhnya dapat dianggap sebagai barang atau jasa, konsumsi yang dikorbankan dari penggunaan masa sekarang untuk memperoleh manfaat yang lebih besar dimasa yang akan datang. Dari pengertian di atas, proyek mempunyai ciri-ciri:

a.         memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir,

b.      jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan,

c.       bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas, titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas, dan

d.      tidak berulang, macam dan intensitas kegiatan berubah atau tidak sama.

Kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan selanjutnya dilaksanakan, untuk itu perlu mengorganisir dan mengelola sumber daya yang ada agar tercapai sasaran tersebut. Upaya tersebut bertujuan agar kegiatan-kegiatan dapat berjalan lancar mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai proses pengendalian yang merupakan salah satu fungsi manajemen proyek .

Di dalam proses mencapai tujuan tersebut ada batasan yang harus dipenuhi yaitu besarnya biaya yang dialokasikan, jadwal/waktu yang ditentukan serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. 

a.      Biaya/Anggaran

Biaya/anggaran adalah suatu batasan alokasi dana yang ditentukan untuk suatu proyek. Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi dari anggaran yang ditentukan. Anggaran tidak hanya ditentukan secara total proyek melainkan terbagi atas anggaran komponen-komponennya atau per periode tertentu (misalnya per triwulan atau per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode tersebut.

b.      Jadwal/Waktu

Waktu/jadwal adalah suatu rentang masa yang ditetapkan untuk penyelesaian suatu proyek. Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu yang telah ditentukan dalam arti penyerahan akhir proyek tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.

c.       Mutu

Mutu adalah suatu standar/target yang harus dihasilkan suatu produk dengan biaya dan waktu yang telah ditentukan. Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa produk aspal beton maka kriteria yang harus dipenuhi adalah persyaratan material, pencampuran, dan pelaksanaan penghamparan harus sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan untuk mutu aspal beton tersebut.

               Iman Soeharto (1998) memberikan penjelasan suatu konsep biaya pada suatu pekerjaan (aktivitas) dapat dibagi dalam :

a.       Biaya langsung (direct cost), yaitu biaya yang berkaitan langsung dengan volume pekerjaan yang dilaksanakan antara lain biaya untuk upah tenaga kerja dan bahan/material. Hubungan antara biaya langsung dengan waktu pelaksanaan merupakan garis non linier, apabila waktu pelaksanaan dipercepat maka pada umumnya biaya langsung akan makin tinggi.

b.      Biaya tak langsung (indirect cost), yaitu pengeluaran-pengeluaran untuk overhead, gaji pegawai tetap, biaya sewa dan perawatan alat, asuransi, bunga bank dan sebagainya. Biaya ini mempunyai sifat bahwa apabila waktu pelaksanaan diperlambat maka secara total biaya akan semakin tinggi.

H

Perangkat Manajemen (skripsi dan tesis)

Dalam rangka upaya membentuk suatu Sistem Manajemen Proyek yang lengkap serta kokoh, untuk pelaksanaan pada masing-masing tahapan siklus mekanisme tersebut memerlukan alat-alat manajemen, yang umumnya terdiri dari:

a.         Analisis Masalah

Perencanaan proyek dimulai dari masalah-masalah pokok program pembangunan, menyusun strategi yang lebih luas, dan kemudian memilih proyek-proyek yang akan dapat mencapai tujuan-tujuan program tersebut. Diperlukan cara-cara analisis yang sistematis, sederhana, mudah dikomunikasikan, dan didasarkan pada suatu kerangka pemikiran logis.

b.        Kerangka Logis

Kerangka logis merupakan seperangkat pengertian yang saling berkaitan, yang mampu menjelaskan secara logis tentang :

1)        Mengapa suatu proyek harus dilaksanakan,

2)        Bagaimana proyek akan dilaksanakan,

3)        Faktor-faktor luar apa saja yang mengakibatkan ketidakpastian keberhasilan proyek,

4)        Bagaimana wujud proyek bila sudah selesai,

5)        Bagaimana menetapkan ukuran keberhasilan proyek yang sudah selesai.

c.         Analisis Anggaran Keuangan

Anggaran keuangan disusun secara realistis, bertahap waktu, dengan berorientasi pada kegiatan-kegiatan proyek.

d.        Rincian Tanggung Jawab

Rincian tanggung jawab yang merupakan salah satu perangkat Sistem Manajemen Proyek dengan kegunaannya antara lain sebagai berikut:

a.       Dapat membantu tercapainya kesepakatan mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau satuan organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan proyek,

b.      Untuk menyederhanakan pelaksanaan koordinasi proyek dan sebagai sarana untuk media komunikasi antar masing-masing penanggung jawab,

c.       Memperlihatkan hubungan tugas dan jabatan secara jelas, sehingga membantu memastikan bahwa semua tugas dan personil yang diperlukan telah tersusun.

e.         Jadwal Pelaksanaan Proyek

Jadwal pelaksanaan berguna untuk menentukan waktu dan urutan kegiatan-kegiatan proyek, dan dibuat berdasarkan daftar perincian kegiatan.

f.         Sistem Monitoring dan Pelaporan

Dalam rangka pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek dibutuhkan media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi yang harus secara aktif diketahui, diikuti, dan diamati selama pelaksanaan.

g.        Sistem Evaluasi

Evaluasi Ditujukan untuk penyempurnaan pelaksanaan proyek sehingga lebih bersifat berorientasi ke depan, yaitu upaya peningkatan kesempatan demi untuk keberhasilan proyek. Dan dapat memeriksa kemajuan dan kemampuan proyek dalam mengatasi segenap permasalahan yang dihadapi pada setiap saat.

h.        Konsep Pendekatan Tim

Pendekatan tim merupakan upaya membangkitkan semangat untuk menggalang persatuan dalam bekerja sama, memadukan tindakan, meningkatkan komunikasi, mengurangi masalah dan mendorong keikutsertaan mereka yang keterlibatannya diperlukan demi keberhasilan proyek.

Siklus Manajemen Proyek (skripsi dan tesis)

Semua kegiatan proyek merupakan suatu siklus mekanisme manajemen yang didasarkan atas tiga tahapan, yaitu : perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi (lihat gambar 2.2). Siklus mekanisme manajemen tersebut merupakan proses terus menerus selama proyek berjalan. Oleh karenanya pelaksanaan proyek berlangsung dalam suatu tata hubungan kompleks yang selalu berubah-ubah (dinamis). Rencana semula harus selalu disesuaikan dengan keadaan atau kondisi mutakhir dengan memanfaatkan umpan balikdari hasil evaluasi. Keberhasilan pelaksanaannya tergantung pada upaya dan tindakan yang terkoordinasi dari berbagai satuan organisasi dan jabatan di berbagai jenjang manajemen.

Sistem Manajemen Proyek (skripsi dan tesis)

Untuk dapat menangani pelaksanaan proyek dengan baik atau paling tidak dimaksudkan untuk memperkecil peluang timbulnya permasalahan dan mencegah datangnya kesulitan, diperlukan pendekatan dengan menyusun suatu konsep Sistem Manajemen Proyek. Sedangkan konsep sistem yang dimaksud tiada lain adalah penataan serta pengorganisasian atas faktor-faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan manajemen manajemen proyek.

Sistem manajemen proyek disusun dan dijabarkan menjadi seperangkat pengertian-pengertian, alat-alat, dan petunjuk tata cara yang mudah untuk dilaksanakan sedemikian sehingga :

a.         Mampu menghubungkan dan menjembatani kesenjangan persepsi di antara para perencana pembangunan dan pelaksanaannya, sehingga kesemuanya mempunyai satu kerangka konsep yang sama tentang kriteria keberhasilan suatu proyek,

b.        Dapat memberikan kesamaan bahasa yang sekaligus memadukan tertib teknis dan sosial, yang dapat diterapkan pada setiap proyek disetiap jenjang dengan cara-cara sederhana, jelas, dan sistematis,

c.         Mampu mewujudkan suatu bentuk kerjasama dan koordinasi antar satuan organisasi pelaksanaannya sehingga terwujud suatu semangat bersama untuk merencanakan proyek secara lebih terinci, dan cukup cermat dalam mengantisipasi masalah-masalah yang akan timbul dalam pelaksanaannya.

Sistem Manajemen Proyek yang diberlakukan hendaknya ditujukan untuk dapat digunakan dalam upaya melengkapi tata cara organisasi yang berlaku. Sehingga pemakaian sistem tersebut, khususnya pada proyek-proyek pemerintah, akan membantu para birokrat untuk dapat memenuhi peraturan dan ketentuan pemerintah dalam perencanaan, penyusunan anggaran keuangan dan sistem pelaporan.

Waktu Pelaksanaan Proyek (skripsi dan tesis)

Pelaksanaan pekerjaan dengan manajemen profesional meliputi perencanaan/desainer, pelelangan/tender dan pelaksanaan. Perencanaan jadwal waktu dapat dibuat dengan berbagai cara/teknik yang banyak digunakan antara lain dengan bagan balok (bar chart) maupun jaringan kerja (network planning).

Untuk membuat jadwal kerja dengan bagan balok (bar chart) yang pertama harus diketahui adalah durasi dari tiap-tiap pekerjaan. Durasi dihitung dengan rumus sebagai berikut :

D = V/P

 ....................................................................................... (2.1)            

Dimana : D  = durasi

V  = volume pekerjaan

P  = produktivitas per satuan waktu

Selanjutnya pelaksanaan tiap-tiap pekerjaan diplot dengan bentuk balok pada bagan dengan memperhatikan urutan pelaksanaannya dengan pekerjaan-pekerjaan yang lain. Bagan balok sangat bermanfaat karena dapat dikembangkan menjadi kurva S, yaitu grafik yang menunjukkan kemajuan/prestasi pada satuan waktu tertentu untuk seluruh proyek, baik dari sisi perencanaan maupun dari realisasi. Prosentase kemajuan pada kurva S didasarkan pada satuan yang sama, yang disebut bobot. Agar ukuran yang digunakan untuk setiap pekerjaan dalam menghitung bobot sama, maka satuan tiap pekerjaan dinyatakan dalam satuan uang (rupiah). Cara penghitungan bobot pekerjaan adalah sebagai berikut :

A = (B/C) x 100%  .............................................................................. (2.2)

Dimana:

A = Bobot pekerjaan (%)

B = Nilai/Biaya item pekerjaan (Rp)

C = Nilai/Biaya total proyek (Rp)