Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi Pemerintahan

 

Komunikasi pada suatu organisasi memiliki beberapa fungsi sebagaimana
diungkapkan oleh Abidin (2016: 54) sebagai berikut:
1. Fungsi Informatif
Organisasi pemerintahan merupakan instanis yang juga menerapkan
sistem pemrosesan informasi. Dalam hal ini, semua pegawai instansi
pemerintahan menginginkan untuk mendapatkan informasi sesuai
kebutuhannya dan tepat waktu.
Dengan adanya komunikasi ini maka hal-hal yang hendak diberikan
oleh pemimpin kepada staffnya dapat disampaikan melalui lisan atau
tulisan. Informasi yang disamaikan secara lisan antara pemimpin dan
bawahannya dilakukan dengan cara berdialog secara langsung dalam
menyampaikan pendapat dan idenya. Pimpinan organisasi harus mampu
menyusun dan menetapkan keputusan terkait program-program yang akan
dikerjakan yang didasarkan pada informasi dari sejumlah komponen
organisasi yang tujuannya untuk memberikan informasi secara cepat dan
tepat waktu, serta valid.  
2. Fungsi Pengaturan
Fungsi pengaturan berhubungan dengan aturan-aturan yang
ditetapkan pada sebuah organisasi. Terdapat 2 aspek yang mempengaruhi
fungsi pengaturan, yaitu:
a. berhubungan dengan individu-individu yang ada di struktur
manajemen, adalah pihak-pihak yang mempunyai kewenangan dalam
mengontrol seluruh informasi. Selain itu, mereka juga memiliki tugas
untuk memberikan perintah kepada bawahannya agar melaksanakan
perintah tersebut.
b. Berhubungan dengan informasi. Informasi pengaturan umumnya
diarahkan pada pekerjaan. Dalam hal ini, bawahan harus mendapatkan
kepastian peraturan mengenai berbagai hal yang boleh dan tidak
diperbolehkan.
Fungsi tersebut sebagai proses yang harus dilakasanakan oleh
pimpinan untuk mengawasi pengiriman informasi dari atasan ke bawahan.
Perintah tersebut harus dimengerti oleh bawahan karena telah menjadi
tanggungjawabnya untuk melaksanakan perintah tersebut. Fungsi
pengaturan tersebut seringkali dikaitkan denga kekuasaan, dimana
pimpinan elaku pihak yang memiliki kewenangan dapat menyusuh atau
mengintruksikan kepada bawahannya untuk melakukan pekerjaan yang
diperintahkan kepadanya. Adapun pihak bawahan bmanah dalam menjalan
pekerjaan yang telah diberikan kepadanya. Perintah dapat berisikan aba-aba
dalam pelaksanaannya harus dimengerti dan dipahami oleh bawahannya agar
pekerjaan tersebut dpat terlaksana dengan baik (Koehler 1990 :111) 
3. Fungsi Persuasif
Dalam proses pengaturan organisasi, seringkali pimpinan
mendapatkan hasil jauh dari ekspektasinya, sehingga mereka sering
memersuasi bawahannya daripada memberikan perintah.
Dengan menerapkan fungsi persuasif ini kebanyakan pimpinan
akan mengajak dan mendorong bawahannya untuk melaksanakan
pekerjaannya dengan baik dan benar agar menghailkan kinerja yang
optimal, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan mudah. Dalam
mempengaruhi bewahannya, pimpinan harus mampu memahami kondisi
bawahannya dan dan situasi yang terjadi di lingkungan organisasi. Dengan
adanya pemahaman tersebut, pimpinan dalam memberikan pekerjaan
kepada bawahannya tidak menimbulkan kesan memaksa atau membebani
bawahannya dalam menyelesaikan tugasnya (Koehler 1990 :111)
4. Fungsi Integratif
Tiap organisasi harus mengupayakan penyedian salurang untuk
menyampaikan tugas yang hendak diberikan kepada anggota organisasi
Saluran komunikasi yang bisa merealisasikan hal tersebut antara lain:
a. Saluran komunikasi formal, missal penyampaian laporan tahunan atau
kemajuan.
c. Saluran komunikasi informal, missal pembicaraan yang sifatnya
pribadi yang dilakukan antar staff pada jam istirahat.
Dalam menjalankan fungsi tersebut,maka setiap anggota organisasi
harus memahami bahwasannya organisasi adalah satu kesatuan sistem
yang saling terintegrasi dalam menjalankan semua urusan di organisasi 
tersebut. Maka dari itu, anggota organisasi hasrus saling berkaitan dan
bekerja sama untuk menciptakan proses komunikasi yang baik guna
mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian, organisasi perlu
meningkatkan efektivitas komunikasi yang terjadi dalam organisasi guna
memperlancar pengerjaan tugas dan pencapaian tujuan (Koehler 1990
:112).