Metode Pengendalian Proyek

  

Suatu sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolok ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan  teknik dan metode yang dapat mengungkapkan tanda-tanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian biaya dan waktu terdapat dua macam metodenya yaitu : Identifikasi Varians dan Konsep Nilai Hasil (Earned Value Concept). Identifikasi dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran. Sedangkan untuk jadwal, dianalisis kurun waktu yang telah dipakai dibandingkan dengan perencanaan.

Penggunaan varians sebagai teknik dan metode pengendalian proyek dan grafiks “S” yang sering digunakan untuk memperlihatkan varians, penyajian konsep nilai hasil beserta indikator-indikator BCWS, BCWP, dan ACWP yang dianggap sebagai salah satu metode pengendalian yang efektif dan dapat dipakai untuk memperkirakan besarnya biaya dan jadwal sampai pada akhir proyek.

Pada setiap rapat yang membicarakan aspek pengendalian biaya dan jadwal, akan selalu ditanyakan bagaimana kemajuan pelaksanaan kegiatan terakhir, apakah pengeluaran melebihi anggaran atau kemajuan sesuai dengan jadwal. Untuk itu menjelang saat pelaporan dikumpulkan informasi mengenai status akhir kemajuan proyek dengan menghitung jumlah unit yang diselesaikan, kemudian dibandingkan dengan perencanaan atau dengan melihat catatan penggunaan sumber daya, misalnya jam-orang dan membandingkannya dengan anggaran. Teknik demikian dikenal sebagai teknik analisis varians, yang akan memperlihatkan perbedaan antara hal-hal berikut ini :

a.     Biaya pelaksanaan dengan anggaran .

b.     Waktu pelaksanaan dengan jadwal.

c.     Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana.

d.     Tanggal akhir pekerjaan dengan rencana.

e.     Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran.

f.      Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana.

Di samping menunjukkan angka perbedaan kumulatif antara rencana dan pelaksanaan pada saat pelaporan, analisis varians juga mendorong untuk melacak dan mengkaji dimana dan kapan telah terjadi varians yang paling dominan dan kemudian mencari penyebabnya untuk diadakan koreksi.