Protokol Notaris (skripsi, tesis, disertasi)

 

Protokal Notaris ialah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang wajib disimpan
& dipelihara oleh Notaris.21Dalam Penjelasan Pasal 62 Undang-Undang Nomor 30 Tahun
2004, jo UUJN Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, disebutkan bahwa sebagai
berikut:
a. Minuta Akta; Minuta akta adalah asli akta Notaris, dimana di dalam minuta akta ini terdiri dari
(dilekatkan) data diri para penghadap dan dokumen lain yang diperlukan untuk
pembuatan akta tersebut. Setiap bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu
buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta.Pada sampul setiap buku tersebut dicatat
jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya.
b. Buku daftar akta atau (Repertorium) adalah pelaporan tiap bulan oleh Notaris kepada Majelis
Pengawas Daerah Notaris sesuai dengan daerah kerja Notaris yang dalam Repertorium ini,
setiap hari Notaris mencatat semua akta yang dibuat oleh atau dihadapannya baik dalam
bentuk minuta akta maupun Originali dengan mencantumkan nomor urut, nomor
bulanan,hari, tanggal, sifat akta dan nama para penghadap.
c. Buku daftar akta di bawah tangan yang pernah datanganannya dilakukan di hadapan Notaris
atau akta di bawah tangan yang didaftar; Notaris wajib mencatat surat-surat di bawah tangan,
baik yang disahkan maupun yang dibukukan dengan mencantumkan nomor urut, tanggal, sifat
surat dan nama semua pihak.
d. Buku daftar nama penghadap atau Klapper adalah Salah satu buku wajib yang dipergunakan
untuk Notaris, buku dengan format pengisian blanko, berguna untuk mencatat laporan transaksi
para penghadap di hadapan Notrais, buku ini hanya di pergunakan oleh Notaris dan PPAT.
Notaris wajib membuat daftar Klapper yang disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan,
dimana dicantumkan nama semua orang/pihak yang menghadap, sifat dan nomor akta.
e. Buku daftar protes;
Setiap bulan Notaris menyampaikan Daftar Akta Protes dan apabila tidak ada, maka tetap wajib
dibuat dengan tulisan “NIHIL”.
f. Buku daftar wasiat; dan
Notaris wajib mencatat akta-akta wasiat yang dibuatnya dalam Buku Daftar Wasiat.Selain itu,
paling lambat pada tanggal 5 setiap bulannya, Notaris wajib membuat dan melaporkan daftar
wasiat atas wasiat-wasiat yang dibuat pada bulan sebelumnya.Apabila tidak ada wasiat yang
dibuat, maka Buku Daftar Wasiat tetap harus dibuat dan dilaporkan dengan tulisan “NIHIL”.
g. Buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan Peraturan PerundangUndangan. Salah satunya adalah Buku daftar perseroan terbatas, yang mencatat kapan Pendiriannya
dan dengan akta nomor dan tanggal berapa, Perubahan anggaran atau perubahan susunan anggota
direksi, anggota dewan komisaris atau pemegang sahamnya.
Di samping Buku Daftar yang termasuk dalam Protokol Notaris yang telah disebutkan di
atas, seorang Notaris yang baik mengadministrasikan dan membuat tata kearsipan terhadap
hal-hal sebagai berikut:
1. Buku Daftar Akta Harian ;
2. Map khusus yang berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid menjadi Buku setiap
bulannya
3. File Arsip Warkah Akta ;
4. File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan ;
5. File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan ;
6. File Arsip yang berisikan copy Daftar Protes ;
7. File Arsip Copy Collatione (yaitu copy dari surat di bawah tangan berupa salinan
yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang
bersangkutan) ;
8. File Arsip Laporan Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) yang
dilampiri dengan tanda terima dari MPD ;
9. File Arsip yang berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur Perdata cq Balai Harta
Peninggalan Sub Direktorat Wasiat;
10. File Arsip yang berisikan tanda terima salinan Akta;
11. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar Notaris ;
12. File Arsip Surat Masuk Notaris ;
13. File Arsip copy Surat Keluar Notaris ;
14. Buku Daftar tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha yang bukan badan
hukum yang dibuat di kantornya.
Setiap bulan, selambat-lambatnya tanggal 15, Notaris wajib menyampaikan secara tertulis
salinan yang telah disahkannya dari daftar Akta dan daftar lain yang dibuat pada bulan
sebelumnya kepada Majelis Pengawas Daerah ( Laporan Bulanan).