Konsep Manajemen Pengetahuan

 Konsep dan defenisi manajemen pengetahuan, antara lain dikemukakan oleh Davidson dan Philip Voss (2002), Manajemen pengetahuan sebagai system yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman dan kreativitas para stafnya untuk perbaikan perusahaan. Menurut pendapat Betgerson (2003), manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola asset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. (Prof. DR. H. Ismail Nawawi ; 2012 : 2) Dalam memperkaya pemahaman, Tannebaum (1998) memberikan definisi dengan berbagai formulasi untuk memberikan pemahaman terhadap manajemen pengetahuan sebagai berikut : 1. Manajemen pengetahuan mencakup pengumpulan, penyusunan, penyimpanan, dan pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan, pemanfaatan dengan tepat teknologi informasi, seperti computer yang dapat mendukung manajemen pengetahuan, namun teknologi informasi tersebut bukanlah manajemen pengetahuan. 2. Manajemen pengetahuan mencakup berbagai pengetahuan (sharing knowledge). Tanpa berbagi pengetahuan, upaya manajemen pengetahuan akan gagal culture perusahaan, dinamika dan praktik, seperti system penggajian dapat mempengaruhi berbagai pengetahuan. Kultur dan aspek social dari manajemen pengetahuan merupakan tantangan yang signifikan. 3. Manajemen pengetahuan terkait dengan pengetahuan orang. Pada suatu saat, organisasi membutuhkan orang yang kompeten untuk memahami dan memanfaatkan informasi dengan efektif. Organisasi terkait dengan individu untuk melakukan inovasi dan memberi petunjuk kepada organisasi. Organisasi juga terkait dengan persoalan keahlian yang menyediakan input untuk menerapkan manajemen pengetahuan. Oleh karena itu, organisasi mesti mempertimbangkan bagaimana menarik,  mengembangkan, dan mempertahankan pengetahuan anggota sebagai bagian dari domain manajemen pengetahuan. 4. Manajemen pengetahuan terkait dengan peningkatan efektivitas organisasi. Kita berkonsentrasi dengan manajemen pengetahuan karena dipercaya bahwa manajemen pengetahuan dapat memberikan kontribusi kepada vitalitas dan kesuksesan perusahaan. Upaya untuk mengukur modal intelektual dan untuk menilai efektivitas manajemen pengetahuan harus dapat membantu kita memahami secara luas pengelolaan pengetahuan yang telah dilakukan. Selain mengusulkan satu consensus mengenai pengertian manajemen pengetahuan, Tannebaum juga memberikan penjelasan mengenai karakteristik berbagai aktivitas manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan, menurut Tannebaum, paling tidak terdiri atas berikut ini : 1. Pengembangan database organisasi mengenai pelanggan, masalah yang bersifat umum dan serta pemecahannya. 2. Mengenali para ahli internal, memperjelas apa yang mereka ketahui, dan mengembangkan kamus yang menjelaskan sumber daya internal kunci dan mengenali bagaimana menemukannya. 3. Mendapatkan dan menangkap pengetahuan dari para ahli tersebut untuk disebar ke yang lain. 4. Mendesain struktur pengetahuan yang membantu mengelola informasi dalam suatu cara yang dapat diakses dan siap untuk diaplikasikan. 5. Menciptakan forum bagi orang-orang yang ada di dalam perusahaan untuk berbagi pengalaman dan ide, baik dalam bentuk tatap muka, 21 berkomunikasi melalui internet, website, chating room, e-mail, dan lainlain. 6. Memanfaatkan groupware sehingga memungkinkan berbagai macam orang di lokasi yang berbeda dapat berkomunikasi untuk menyelesaikan masalah secara bersama-sama dan mencatat informasi di dalam suatu domain pengetahuan yang telah dipilih. 7. Bertindak untuk mengenali, mempertahankan talenta orang-orang yang memiliki pengetahuan yang diperlukan di dalam bidang kegiatan utama bisnis. 8. Mendesain pelatihan dan aktifitas pengembangan lainnya untuk menilai dan mengembangkan pengetahuan internal. 9. Menerapkan praktik penghargaan pengakuan dan promosi yang mendorong berlangsungnya kegiatan berbagi informasi antar anggota maupun antar unit dalam organisasi. 10. Membantu pekerjaan serta menyediakan alat-alat yang mendukung kinerja sehingga memungkinkan setiap orang menilai dan menerapkan pengetahuan apabila diperlukan. 11. Memaknai database pelanggan, produk, transaksi, atau hasil dengan mengenali kecenderungan dan menggali informasi sebanyak mungkin. 12. Mengukur modal intelektual di dalam upaya mengelola pengetahuan yang lebih baik. 13. Menangkap dan menganalisis informasi yang terkait dengan perhatian pelanggan, pilihan-pilihan, dan kebutuhan dari lapangan, front line atau 22 personil bagian pelayanan didorong untuk mampu memahami dengan lebih baik terhadap keenderungan pelanggan. Di pihak lain, ada yang mengkonsepsikan dengan formulasi definisi dikaitkan dengan komponen krisis bahwa manajemen pengetahuan (knowledge management) yang sukses tidak hanya karena komputerisasi yang impresif, tetapi sebaiknya ditinjau dari ketiga komponen yang kritis berikut : 1. Alur knowledge yang benar dan sumber yang dilimpahkan ke organisasi/institusi. 2. Teknologi tepat yang disimpan dan dapat mengomunikasikan knowledge tersebut. 3. Budaya tempat kerja yang benar, sehingga karyawan termotivasi untuk memanfaatkan knowledge. Oleh karena itu, manajemen pengetahuan (knowledge management) akan sukses apabila terjadi interaksi di antara komponennya dan tidak terjadi tumpang tindih (overlap) dari ketiga komponen tadi. Meskipun demikian, knowledge management memberikan kesempatan pada organisasi tersebut untuk : 1. Menangkap dan menganalisa informasi organisasi dan diaplikasikan secara strategis dalam bentuk warehousing dan dataming, system pendukung keputusan (Decision System Support/DSS), serta system informasi eksekutif (EIS). 2. Menciptakan proses untuk akses informasi ke seluruh dunia melalui intranet, groupware, dan sistem pendukung keputusan kelompok (Group DSS) agar karyawa mendapat informasi secara tepat, informative dan  inovatif, menjadikan kekuatan pendorong dari knowledge yang terakumulasi dari pengalaman masa lalu seluruh organisasi 3. Membangun dan menyelesaikan proyek dengan meningkatkan kecepatan, ketangkasan, dan keselamatan. Masih banyak organisasi yang memusatkan usahanya pada pada satu area saja, yaitu mengaplikasikan manajemen pengetahuan melalui teknologi saja. Oleh karena itu, sebaiknya dilakukan melalui pendekatan stok dan alur pengetahuan yang merupakan karakteristik dari manajemen pengetahuan. Stok dan alur pengetahuan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Stok pengetahan (knowledge) adalah sesuatu yang telah diketahui yang dapat berupa database atau perpustakaan, organisasi/institusi, tersebar diseluruh organisasi/institusi dalam berbagai kantor, filling cabinets, rak buku (bookshelves), dan sebagainya atau di pikiran karyawan. 2. Alur knowledge, agar knowledge dapat bermanfaat, agar dapat menjamin, bahwa knowledge yang ada di manapun dalam organisasi/institusi dapat tersedia di manapun apabila diperlukan, sangat penting untuk menjamin apakah knowledge yang ada dalam organisasi/institusi mampu untuk menyebar ke manapun dalam organisasi. Kedua pendekatan tersebut diperlukan untuk membangun knowledge sharing dan learning organization dalam organisasi tersebut. Istilah organisasi yang selal belajar (learning organization) dimaksudkan sebagai kemampuan organisasi untuk belajar dari pengalaman di masa lalu (Dibell, 1995).  Sebelum organisasi dapat meningkatkan kemampuannya tersebut, harus belajar. Untuk dapat meningkatkan learning organization, maka organisasi tersebut harus menanggulangi 3 isu penting / kritis, yaitu : 1. Arti (menentukan visi learning organization itu nantinya). 2. Pengelolaan (menentukan bagaiman organisasi tersebut bekerja). 3. Ukuran (mengkaji arah dan tingkat belajar (learning)). Kegiatan manajemen pengetahuan dilaksanakan dengan memadukan teknologi, struktur organisasi dan kognisi yang berbasis strategi untuk meningkatkan hasil pengetahuan yang ada dan menghasilkan pengetahuan yang baru. Masalah kritikal dalam upaya ini adalah perluasan sistem kognitif (organisasi, manusia, computer, atau perpaduan sistem manusia-komputer dalam organisasi) guna memperoleh, mengumpul, menyimpan dan menggunakan pengetahuan dalam pembelajaran, pemecahan masalah dan pembuatan keputusan.(Elfianto ; 2011 : 21) Secara konseptual, manajemen pengetahuan dapat didekati minimal dari tiga arah yang berbeda yartu menekankan pada intelijensi organisasi, pengembangan organisasi, dan proses pengolahan informasi (Toumi, 1999:21 dalam Akib: 2003). Pengetahuan berbasis web pendekatannya lebih mengarah kepada proses pengolahan informasi yang sebagian besar di antaranya diarahkan pada pelaksanaan tugas dengan menggunakan sistem informasi, kemudian difokuskan pada teknologi yang memungkinkan terjadinya interaksi antara anggota organisasi dan saling berbagi informasi melalui komputer.(Elfianto ; 2011 : 22)